Manual de arquivo

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Arquivo – organização e manutenção

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Índice: Arquivo – conceitos fundamentais • Conceito, funções e características do arquivo • Caracterização do arquivo • Tipologia dos arquivos • Regulamentos de conservação arquivística • Microfilmagem • Tipologia da documentação interna e externa • Transferência/Incorporação de documentos Tipos de sistemas de classificação dearquivos • Alfabético • Numérico • Cronológico • Ideológico ou Temático • Cromático • Alfanumérico • Plano de arquivo Organização na área documental • Classificação • Indexação • Ordenação Fases da gestão da documentação externa • Recolha • Separação • Recepção • Registo • Análise • Tratamento • Registo/Descrição • Despacho/Difusão • Expedição • Arquivo

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Arquivo Conceitos FundamentaisConceito, funções e características do arquivo
Arquivo

O arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, forma e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada, no decorrer da sua gestão, É conservado respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho, prova e informação, para os cidadãos ou para servir comofonte para história. Esta é a acepção mais aceita para este conceito. No entanto, pode designar ainda: a) A instituição ou órgão da instituição que está encarregado da recolha, conservação, organização e comunicação de arquivo b) O edifício ou local onde é conservado o arquivo

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Origem da palavra • Do Grego “Archeion” – edifício governamental • Originalmente, o termo aplicava-se aos documentosdas instituições administrativas (governos) – Conceito de Arquivo Público. • Acaba por se estender aos restantes domínios da vida pública e privada. Analisado enquanto conjunto documental conclui-se que: Resulta de um processo natural e reflecte a actividade da entidade produtora, ao longo do tempo, enquanto conjunto orgânico, dando origem a séries documentais Contém documentos de qualquer data,porque o documento logo que dá entrada na organização faz parte do seu arquivo e do seu sistema administrativo A sua conservação tem dois objectivos fundamentais: -Prova de direitos ou valor probatório Ex: Escritura de aquisição de um imóvel O Arquivo deve possibilitar: -determinar que documentos produzir; -determinar a forma e estrutura dos mesmos; -recolher, ordenar e organizar a documentação;-recuperar os dados com rapidez e eficácia; -controlar os actos administrativos; -preservar a documentação ao longo do tempo.

Principais Funções:

O arquivo é a forma de pesquisa para todos os sectores administrativos, funcionando como fonte de informações para futuras tomadas de decisões do empresário ou de qualquer outro executivo. Nabais, Carlos, Práticas Administrativas, Editorial PresençaAssim o Arquivo deve:

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Recolher e Ordenar a documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos documentos; Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços; Controlar os actos administrativos;

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Conservar a documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condiçõesambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a acção da humidade, calor e frio, entre outros).

Características e uso dos arquivos • 1. Os arquivos são a evidência das actividades e direitos legais das instituições e dos indivíduos; • 2. Os arquivos constituem uma fonte de informação insubstituível relativamente à história dos países, e à sua evolução demográfica, política,económica e social.

Tipos de arquivos (quanto às instituições que produzem os documentos): - Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de ministérios, de escolas, de entidades administrativas variadas – são indispensáveis para a protecção da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos) - Arquivos empresariais - Arquivos de família ou privados - Arquivos eclesiásticos...
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