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Apontamentos Informação Empresarial

Todos os dias as organizações criam um imenso volume de conteúdo não-estruturado, que inclui perfis de clientes, ordens de compra, registos de empregados, relatórios, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, e-mails, entre outros. Assim, o desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registos e documentos aumenta cada vez mais. Através do ECM, o utilizador passa a ter acesso rápido às informações com influência imediata na tomada de decisões, além de obter redução de custos e a optimização de processos de trabalho

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ECM - Enterprise Content Management

São as estratégias, métodos e ferramentas utilizados para capturar, gerir, armazenar, preservar e aceder a conteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais.
As ferramentas e estratégias ECM permitem a gestão da informação não estruturada de uma organização, sempre que ela exista.

As cinco componentes e tecnologias do modelo ECM que foram definidos pela AIIM:

1. Captura: inserção de informações e documentos físicos ou electrónicos no sistema; envolve a conversão de informações de documentos em papel para formato electrónico através da digitalização. É a porta de entrada dos dados no sistema.

Uma parte essencial do processo de captura é a criação dos metadados de documentos digitalizados (número de identificação do cliente, por exemplo) para que o documento possa ser encontrado posteriormente. A indexação pode ser baseada em palavras-chave ou texto completo. As tecnologias de captura incluem então a criação de metadados que descrevem as características de um documento para facilitar a localização do mesmo.
A taxonomia fornece uma estrutura formal de informações, com base nas necessidades individuais de uma empresa. As ferramentas de categorização automatizam a inserção do conteúdo (imagens de documentos, e-mail, documentos de texto, ou seja, todo o conteúdo