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Apontamentos Informação Empresarial

Todos os dias as organizações criam um imenso volume de conteúdo não-estruturado, que inclui perfis de clientes, ordens de compra, registos de empregados, relatórios, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, e-mails, entre outros. Assim, o desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registos e documentos aumenta cada vez mais.Através do ECM, o utilizador passa a ter acesso rápido às informações com influência imediata na tomada de decisões, além de obter redução de custos e a optimização de processos de trabalho

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ECM - Enterprise Content Management

São as estratégias, métodos e ferramentas utilizados para capturar, gerir, armazenar, preservar e aceder aconteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais.
As ferramentas e estratégias ECM permitem a gestão da informação não estruturada de uma organização, sempre que ela exista.

As cinco componentes e tecnologias do modelo ECM que foram definidos pela AIIM:

1. Captura: inserção de informações e documentos físicos ou electrónicos no sistema; envolve a conversão de informações dedocumentos em papel para formato electrónico através da digitalização. É a porta de entrada dos dados no sistema.

Uma parte essencial do processo de captura é a criação dos metadados de documentos digitalizados (número de identificação do cliente, por exemplo) para que o documento possa ser encontrado posteriormente. A indexação pode ser baseada em palavras-chave ou texto completo. Astecnologias de captura incluem então a criação de metadados que descrevem as características de um documento para facilitar a localização do mesmo.
A taxonomia fornece uma estrutura formal de informações, com base nas necessidades individuais de uma empresa. As ferramentas de categorização automatizam a inserção do conteúdo (imagens de documentos, e-mail, documentos de texto, ou seja, todo o conteúdoelectrónico) para recuperação futura com base na taxonomia. Os utilizadores também podem classificar documentos manualmente. A taxonomia é considerada a etapa crítica para assegurar que o conteúdo é armazenado correctamente.
Várias tecnologias de reconhecimento podem ser usadas para extrair informações de documentos digitais ou faxes tais como: Optical character recognition (OCR); Handprintcharacter recognition (HCR) e Intelligent character recognition (ICR).
Estas tecnologias permitem que a informação em papel seja traduzida para dados electrónicos automaticamente. As tecnologias de reconhecimento têm a capacidade progressiva de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) e são importantes para a conversão de grandes quantidades deformulários ou dados não estruturados para dados utilizáveis ​​num sistema de gestão de conteúdo.

A Agregação: combina documentos de diferentes aplicações. O objectivo é unificar dados de diversas fontes, encaminhá-los para o armazenamento e sistemas de processamento numa estrutura uniforme e num único formato.

2. Gestão: ferramentas de controlo, acesso e manipulação de documentos. Estacomponente inclui algumas áreas de aplicação tradicionais, nomeadamente:

a) Gestão de documentos (Document Management): A tecnologia de gestão de documentos ajuda as organizações a gerir melhor a criação, revisão, aprovação e consumo de documentos electrónicos, fornecendo recursos essenciais tais como os serviços de biblioteca, pesquisa, check-in, check-out, segurança, controlo de versão ehistórico de revisão.
Neste contexto, a gestão de documentos refere-se ao controlo de documentos desde a sua criação até ao seu armazenamento.
A gestão de documentos inclui funções como: verificar a informação armazenada; encontrar a informação e os contextos a que lhes estão associados; organizar documentos nos arquivos, em pastas e súmulas.

b) Digital Asset Management (gestão de activos...
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