Guia para manuais administrativos

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GESTÃO DE SISTEMAS, INFORMAÇÃO E MÉTODOS II CEUNSP
Profª Magali Rodrigues Maldonado

MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que deve ser obedecido e cumprido por todos os envolvidos com a Organização, individual e/ou coletivamente.

Os manuais sãoelaborados com o intuito de divulgar aspectos mais estáveis da empresa que, geralmente, estão relacionados com a estrutura organizacional e seus métodos, rotinas e procedimentos administrativos básicos.

Principais vantagens da utilização de manuais administrativos
- Correspondem a importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos realizados na Organização;
- Facilitam oprocesso de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas;
- Auxiliam a fixar critérios e padrões, possibilitam a normatização das atividades administrativas;
- Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa;
- Possibilitam treinamento aos novos e antigos colaboradores da empresa;
-Possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados;
- Representam uma ferramenta de consulta, orientação e treinamento na empresa;
- Representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas;
- Possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos quesaem da rotina normal, ou seja, o controle por exceção;
- Representam um instrumento que pode elevar o moral do colaborador, pois possibilita que o mesmo tenha melhor visão de sua representatividade na empresa;
- Representam um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionalizados;
- Aumentam a predisposição do pessoal para assumirresponsabilidades, uma vez que aquilo que tem de ser feito está claramente estabelecido por escrito;
- Representam um legado histórico da evolução administrativa da Organização.

Principais desvantagens da utilização de manuais administrativos
- Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na empresa;
- Sua elaboração,quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa;
- O custo de preparação e de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo x benefício identificada pela empresa;
- Quando não são utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente seu valor;
- São, em geral,pouco flexíveis;
- Incluem normalmente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais, cujas vigência e importância para o dia-a-dia da empresa são muito grandes;
- Quando muito sintéticos e objetivos, tornam-se pouco úteis e quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas;
- Diminuem a incidência dojulgamento pessoal, tornando-se, muitas vezes um freio para a criatividade e iniciativa individual;
- Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada.

Com base na análise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais, chega-se à conclusão que os mesmos devem atender alguns requisitos básicos:

1. Necessidade real eefetiva da empresa;
2. Ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;
3. Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, além de um bom índice ou sumário;
4. Ter instruções autênticas, necessárias e suficientes;
5. Ser distribuído a todos os colaboradores que dele necessitem;
6. Ter utilização racional, adequada e aprimorada pelos usuários do...
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