Fluxograma

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Técnica mais conhecida e utilizada no estudo de processos administrativos.
O fluxograma é a representação gráfica das atividades ou fases de um processo, na seqüência como elas ocorrem, permitindo entender, a partir da representação visual, como o processo é executado. O fluxograma mostra também: atividades desnecessárias ou que não agregam valor, gargalos e atrasos, evidenciando odesperdício, identifica clientes que passam despercebidos e identifica oportunidades para melhoria.
O objetivo do estudo desse processo é o de assegurar a fluidez dessa movimentação e manter o limites de decisão dentro de princípios que não permitam ineficiência e ineficácia de todo o processo.
Objetivos secundários:
- identificar a utilidade de cada etapa do processo;- verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações;
- procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam; e
- identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico de processo.

ESTRATÉGIA PARA ESTUDO DO PROCESSO
1) Escolha do processo a estudar.
2) Coleta dos passos e sua representação gráfica.
3) Análise dos métodosempregados no processamento atual. (fase crítica/determinação para alternativas futuras)
4) Implantação e
5) Manualização do processo.


QUESTIONAMENTO DE ANÁLISE PROCESSUAL (EXEMPLO)

1) O que se faz? Quais as informações a passar, controlar e coletar?
2) Onde são executados registros? De que forma? Se são arquivados, onde? São desarquivados para algum outro trabalho?
3) Como sefaz? Como são transmitidas as informações, os documentos e outros dados?
4) Na rede, como ocorrem as interfaces entre o processo em análise e os demais processos? São esses os pontos de contato mais importantes para o melhor conhecimento desse processo?
5) Quais as dificuldades percebidas? Essas dificuldades são específicas do processo? Criadas em outros pontos da rede cujo reflexo énesse processo?
6) Por que se alimenta a rede de tal ou qual forma?
7) Podem se eliminados passos? Podem ser criados novos passos? Ou então, alterar as seqüência dos passos? Nesse caso, qualquer modificação feita traria benefícios para este e outros processos que, de uma forma ou de outra, dependem do processo em análise?
8) Os colaboradores que acessam o processo sentem algumadificuldade relativamente ao processo em análise?
9) As alterações irão afetar as relações pessoais internas?
10) Convém reunir as várias gerências que participam do processo para debate da dificuldades encontradas?
11) Os formulários integrantes do processo merecem um estudo pormenorizado?
12) Na eventualidade de excluir o processo, quais seriam as resistências à exclusão e suas origens?CONFECÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DO FLUXOGRAMA.

O objetivo do estudo desse processo é o de assegurar a fluidez dessa movimentação
Em sua confecção, são usados símbolos convencionados, que permitem poucas variações. Apresenta como principal característica ser claro e objetivo, sendo o mais utilizados de todos os instrumentos e ferramentas à disposição do analista, embora poucosprofissionais o empreguem de forma pura.
O documento final elaborado deve estar constituído por três grandes partes integrantes, a saber:
• Cabeçalho: deve conter todas as informações necessárias para identificar claramente ao que se refere, incluindo nome do projeto e número de identificação (se houver), nome do (sub) sistema, nome do processo, data, quem elaborou e outras informações deidentificação que sejam necessárias.
• Corpo: contém o fluxograma propriamente dito.
• Explicação: devem ser colocadas todas as explicações que se façam necessárias em consultas futuras que sejam feitas, tais como: informações quantitativas (freqüência e volume); tempo total, desde a primeira entrada até o final; níveis de autoridade, quando alguma ação depende de aprovação ou...
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