Controle de documentos

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  • Publicado : 26 de abril de 2013
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1. OBJETIVOS:
Descrever os objetivos da criação do Procedimento de Controle de Documentos e Registros.
Exemplo(s):
Estabelecer sistemáticas para elaboração, emissão, análise crítica, aprovação, alteração, distribuição, identificação e controle dos documentos pertencentes ao Sistema de Qualidade, incluindo registros e documentos de origem externa pertinentes.

Descrever a metodologia paracontrole de documentos da empresa XX de forma a assegurar sua elaboração, análise crítica, aprovação e distribuição e guarda da referida documentação.

2. CAMPO DE APLICAÇÃO:
Descrição de quais áreas da empresa se destina o documento.

Exemplo(s):

Aplica-se a todos os setores cujas atividades utilizem os documentos necessários aos processos do Sistema de Gestão Integrada da EMPRESA X edocumentos de origem externa.

3. DESCRIÇÃO:
4.1 Definições e abreviaturas:
Descrever as definições e abreviaturas que serão abordados no corpo do texto do documento. Cada empresa tem suas definições e abreviaturas pertinentes.

Exemplos (s):

SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade
LMD – Lista Mestra de Documentos
Documento Externo: É todo documento emitido por organização externaao SGQ tais como: Normas, Portarias, Desenho, Regulamentos aplicáveis aos produtos.

4.2 Elaboração dos documentos:
Descrever o padrão de elaboração dos documentos.

Exemplo (s):

Os documentos devem ser elaborados de forma a permitir rápido e perfeito entendimento por parte de quem utilizar. Desta forma, poderão conter diagramas, tabelas, figuras e fluxogramas com a finalidade dereduzir a narrativa que, quando existente, deverá ser clara, objetiva e concisa.

Editoração: Deve-se utilizar papel no formato A4 e fonte Calibri 11 no corpo do texto. Os subtítulos deverão estar em caixa alta, fonte Calibri 12 e em negrito.

Tempo Verbal: Escrever o texto no tempo Presente.

Cabeçalho: Deve estar centralizado, na lateral esquerda deve conter o logo da empresa, no centro otítulo do documento e na lateral direita o código do documento, o número da revisão, sua data e o setor a que se aplica.

Estrutura: Recomenda-se a seguinte estrutura:

OBJETIVO: Descrever de forma breve a finalidade do documento.

CAMPO DE APLICAÇÃO: Descrever a que áreas ou a que público se destina o documento.
DESCRIÇÃO: Descrever, em seqüência, as atividades necessárias inerentes aodocumento.
REGISTROS: Listar os registros que serão gerados pela execução do documento.
DOCUMENTOS APLICÁVEIS: Listar os documentos aplicáveis para o uso do documento.
APROVAÇÃO: Indicar na última folha no rodapé a aprovação pelo responsável e a data que o documento passa a vigorar.
4.3 Aprovação dos documentos quanto à sua adequação:
Definir neste item a sistemática para aprovação dosdocumentos, quem são os responsáveis pela aprovação ou reprovação dos diferentes documentos.

Exemplo(s):

Manual da Qualidade – Quem elabora, quem aprova e quem distribui.
Procedimentos Operacionais – Quem elabora, quem aprova e quem distribui.

4.4 Análise crítica, atualização e reprovação de documentos:

Descrever a sistemática desde o pedido da elaboração ou revisão de documentos,passando pela análise crítica e aprovação dos mesmos.
Sugere-se elaborar um fluxograma que ilustre esta sistemática.
O item 3.4 pode estar em conjunto com o item 3.3.

4.5 Identificação de alterações e de revisões atuais do documento:
As revisões atuais podem ser identificadas pelo número da revisão existente no cabeçalho do documento.
Sugere-se que no corpo do documento seja colocada umapequena tabela com o histórico de revisões, data e motivo. A lista mestra de documentos também poderá conter o número da revisão mais atual dos documentos.
Em relação aos documentos obsoletos, indica-se que estes sejam eliminados ou em caso de retenção por algum motivo, estes deverão ser marcados como obsoletos.

4.6 Distribuição dos documentos e disponibilidade:
A distribuição dos...
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