Compras e Contas a Pagar

Controles sobre Compras e Contas a Pagar
As contas a pagar representam as obrigações assumidas por compras a prazo de mercadorias para posterior revenda, insumos para produção, imobilizado, serviços, salários, impostos, contribuições etc. O montante dessa conta representa o volume das obrigações assumidas pela empresa. O controle sobre os setores de compras e contas a pagar requer atenção especial, pois envolvem grandes somas de dinheiro e interesse, sendo de grande relevância a implantação e manutenção de controles com efetiva obediência para que tragam segurança à administração da empresa.
• Controles administrativos Para o fortalecimento dos controles sobre compra e contas a pagar, sugerimos a utilização dos procedimentos que seguem: a) segregação de funções, entre o setor de contas a pagar e tesouraria; b) segregação de funções, entre o setor de contas a pagar e o setor de compras; c) rotação do pessoal de cargos importantes; d) sistema de autorização e aprovação para compras e pagamentos; e) utilização de duas pessoas independentes para assinatura de cheques; f) cancelamento da documentação comprobatória após o pagamento; g) atualização constante dos passivos a pagar sujeitos à variação do poder aquisitivo da moeda; h) controle de pagamentos para evitar atrasos e conseqüentemente multa ou juros de mora.
• Controles sobre compras O controle sobre compras deve assegurar que sejam formalizadas apenas as compras previamente aprovadas e nas melhores condições, considerando que os setores internos emitam requisições devidamente aprovadas; que o setor de compras tenha um cadastro atualizado de fornecedores, a fim de obter as melhores condições comerciais; que a formalização da compra seja realizada por escrito - ordem de compra, contrato etc.
• Controles sobre contas a pagar O sistema utilizado para gestão de contas a pagar assegura que somente as compras efetivamente recebidas e de acordo com seus instrumentos formalizadores serão