Como organizar um departamento

Você é novo na área, tem pouco conhecimento dos procedimentos e das pessoas, mas já percebeu que a área é uma zona, muito retrabalho, zero planejamento e isso te incomoda. O que fazer nesse caso?
1 – Fuja da Síndrome de Dom Quixote – Não adianta querer ser o herói e sair em uma jornada atrás de moinhos de vento. Ninguém gosta do cara que chegou ontem e tenta fazer o seu mundo virar o mundo de todos. Você vai virar o pentelho, vai criar inimizades e só piorar a situação de todos.
2 – Seja um exemplo – Se você quer mudar alguma coisa, mude a única coisa que você tem (ou deveria) ter controle: suas atitudes. A equipe não planeja? Planeje você! Pare na sexta e planeje os próximos dias. A mesa das pessoas é uma zona? Mantenha a sua mesa limpa. As pessoas copiam todo mundo? Você vai usar a cópia oculta. As pessoas mandam tudo em cima da hora? Você vai enviar com antecedência.
Pode demorar, mas o seu exemplo, quando persistente, consistente e visível vai começar a ter efeitos, talvez no cara da mesa do lado, no estagiário, no coordenador, etc. uma hora chega em quem tem de chegar.
3 – Descubra as prioridades – Se tiver uma palavra para ajudar a colocar ordem na bagunça, essa palavra á prioridade. Pergunte a todo instante: qual a verdadeira prioridade que devemos fazer? Questione seus pares, seus líderes. Assim que descobrir escreva, grude na parede. Mudou? Escreva de novo e coloque abaixo da anterior. Mudou de novo? Grude abaixo. Uma hora alguém vai perguntar que tripa de papel é essa que começa na parede e chegou ao chão.
Uma coisa é você dentro do que é prioritário, definir novas atividades, mas mantendo a prioridade. Outra coisa é prioridade que muda e arrasta um conjunto de novas atividades, jogando fora o que foi feito. Isso é desorganização e quando fica registrado as pessoas responsáveis começam a se tocar.
4 – Converse sobre gestão de tempo com seus líderes – Eu recebo muitos e-mails de chefes que receberam algum dos meus livros de presente de seus