Circuito documental

O QUE É O CIRCUITO DOCUMENTAL? É o percurso efectuado pelos documentos até chegarem ao destino final. Resulta da comunicação oral e escrita, entre empresas ou a nível interno.

TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA EXISTENTES:

Correspondência recebida – a correspondência quando entra é verificada e separada em correspondência necessária, não necessária ou dirigida à empresa. Depois é registada num livro próprio e enviada para a secção correspondente ou eliminada (exemplo: carta de apresentação, etc.).

Correspondência expedida – é a correspondência que sai da organização para o exterior, primeiro passa pelo departamento logístico, é registada em livro próprio, seleccionada e depois expedida (ex: orçamento).

Correspondência interna – é a correspondência que circula no interior da empresa, devendo ser efectuado um registo de saída com todos os pormenores (ex: memorandos, comunicados, ordens de serviços, etc.). Esta correspondência deve ser colocada num local acessível, para que todos tomem conhecimento da informação divulgada.

Correio recebido: separação – abertura – registo – distribuição - despacho.
Correio expedido: verificação – registo – selecção.

Tecnologia de apoio: máquinas de dobrar, franquear, ordenadores, datadores, abre -envelopes, máquinas de selar, etc. (deve respeitar os padrões NP7 e NP13).

NO QUE CONSISTE O PROCESSO DE VERIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA?

Confirma-se se a correspondência é realmente toda destinada à empresa e procede-se à separação da mesma, subdividindo-se em informação necessária, ou não necessária. A correspondência necessária divide-se em três grupos: a que é dirigida a uma pessoa em particular, a confidencial e a que é dirigida à empresa em geral. A correspondência não necessária, vai para o arquivo, onde é guardada por algum tempo, ou é eliminada, se não tiver interesse para a empresa.

Correio Electrónico:
VANTAGENS: é barato, rápido, ecológico e pode ser enviado para vários destinatários,