arquivo

Arquivo: organização e manutenção

Conceitos fundamentais
São chamados de arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de carácter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de actividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
Informação ou a natureza dos documentos.
Os documentos de arquivo são formados a partir das atividades desempenhadas pelo seu produtor; são impressos em exemplar único ou em número reduzido, de acordo com o quantitativo dos destinatários da informação
Características
Características do arquivo
a) O arquivo possui essência funcional/administrativa, constituindo-se na maioria das vezes de um único exemplar ou de um limitado número de cópias;
b) Conteúdo exclusivamente formado por documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade, família, setor, repartição, pessoa, organismo ou instituição;
c) Tem origem no desempenho das atividades que o gerou (servindo de prova) e;
d)Possui carácter orgânico, ou seja, relação entre documentos de arquivo pertencentes a um mesmo conjunto (um documento possui muito mais valor quando está integrado ao conjunto a que pertence do que quando está desagregado dele) Funções

Arquivo tem como função principal: tornar acessível/disponível a informação contida no acervo documental sob sua guarda aos diversos consulentes e, como função básica: armazenar, guardar e conservar os documentos. O arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, forma e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada, no decorrer da sua gestão, É conservado respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho, prova e informação, para os cidadãos ou para servir como fonte para história.
O Arquivo deve possibilitar:
-determinar que documentos produzir;
-determinar a forma e estrutura dos mesmos;
-recolher, ordenar e