Arquivo e protocolo

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ARQUIVO E PROTOCOLO

Guardar não é difícil, porém guardar com inteligência, critério e obedecendo determinada sistemática deve ser o propósito do arquivista.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para informar às gerações futuras.
Assimcomeçou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.
A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, pú-blicas ouprivadas”.
Arquivo é o lugar onde são guardados todos os documentos que foram impor-tantes um dia, mas que não podem ser jogados fora por dois motivos: ou porque ainda precisamos deles às vezes ou porque adquiriram valor histórico ou estimado.
Os antigos gregos já sabiam a importância de guardar e conservar seus docu-mentos. A palavra arquivo tem sua origem na expressão grega arché que significa“palácio dos magistrados”, ou local de guarda e depósito de documentos. Em termos empresariais, o arquivo é definido como um conjunto de documentos oficialmente pro-duzidos e recebidos por uma organização ou firma no decorrer de suas atividades, organizados e conservados para uso futuro; a primeira finalidade do arquivo é servir à administração da empresa que o mantém.
O arquivamento de documentostem por objetivo maior possibilitar o encontro destes com rapidez, agilidade e exatidão.
Acervo é o conjunto de documentos arquivados.
Diariamente, empresas e organizações recebem correspondências e documen-tos por correio, malote, fax, internet. Dentre eles, convites, contratos, comunicados, ofícios, contas, propagandas... Isso tudo deve ser recebido, registrado, expedido para o setor ou a quemse destina e por fim arquivado.
Protocolo e arquivo andam juntos pois um complementa a função do outro. Protocolar significa registrar os documentos que chegam até a empresa e entregar aos seus destinatários. É designar um número de registro para os documentos recebidos com suas devidas assinaturas de emitente e recebedor.















Exemplo de funcionamento do protocolo:Uma empresa precisava de uma certidão negativa em um órgão p;ublico para participar de um processo de licitação. Precisava apresentar o cartão do CNPJ (Ca-dastro Nacional de Pessoas Jurídicas). Ao apanhar esse documento o encarregado assinou o livro de protocolo acusando a retirada do documento na data e no horário especificados. O CNPJ foi levado ao órgão competente e após cumprir com aobriga-ção de apresentar este o responsável retornou com o CNPJ para o arquivo, assinando novamente o livro de protocolo onde foi anotada a devolução do documento na data e hora especificadas.
Protocolo pode se resumir em:
• Receber;
• Registrar;
• Distribuir;
• Movimentar e
• Expedir documentos e correspondências dentro de uma organização.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Ordem alfabética - oarquivamento é feito com base no nome de pessoas ou empre-sas
Por nome de pessoas:
• Em primeiro lugar vem o sobrenome e depois o nome. Ex.: Maria da Silva Sou-za – Souza, Maria da Silva;
• Sobrenomes com as palavras Santo, Santos, São não são separados. Ex. : Armando Santa Rosa – Santa Rosa, Armando;
• Sobrenomes com inicial maiúscula são considerados parte do sobrenome. Ex.: Paula Di Bernardi – DiBernardi, Paula.

Por nome de Empresas:
• O arquivamento é feito diretamente no nome da empresa, sem inversão. Ex.: Banco Geral do Comércio – Banco Geral do Comércio
• Números são escritos por extenso - 3 Irmão Transportes – Três Irmãos Trans-portes
• Documentos de Empresas conhecidas pela sigla são arquivados por essas si-glas, como se fossem palavras. Ex.: SENAC – SENAC
• Em nomes de...
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