Apostila arquivo e protocolo

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Apostila
APOSTILA
DE
ARQUIVO E PROTOCOLO

Curso preparatório para o concurso do BNDES
Professor – Antonio Laurindo





INTRODUÇÃO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS


1) Origem

- Alguns afirmam que o termo arquivo surgiu na antiga Grécia, com a denominação de arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos.
- Ramiz Galvão(1909) o considera como procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos.

2) Conceito

- Antigamente: acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos serviam apenas paraestabelecer ou reivindicar direitos.
- Modernamente: segundo o conceito americano, “arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Segundo a Lei Número 8.159, de 08 de janeiro de 1991, consideram-se arquivos “os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.

Três características básicas que distinguem os arquivos:
1- Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Nãose considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
2- Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas.
3- Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo tambémpode ser usado para designar:
1- Conjunto de documentos;
2- Móvel para guarda de documentos;
3- Local onde o acervo documental deverá ser conservado;
4- Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

3) Finalidade

A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base do conhecimento daHistória.

4) Função

São funções básicas do arquivo a guarda e a conservação dos documentos, visando a sua utilização.

5) Classificação

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo:
- as entidades mantenedoras;
- os estágios de sua evolução;
- a extensão de sua atuação;
- a natureza dos documentos.

5.1 Entidades mantenedorasPúblicos
Federal
Central
Regional
Estadual
Municipal
Institucionais
Instituições educacionais
Igrejas
Corporações sem fins lucrativos
Sociedades, associações
Comerciais
Firmas
Corporações
Companhias
Familiares ou pessoais

5.2 Estágios de sua evolução

Os arquivos conseguem desempenhar suas funções, quando os documentos estão dispostos de forma a servir ao usuário comprecisão e rapidez.
A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.
Essas fases são definidas como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.

1- Arquivo de primeira idade ou corrente: constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nosescritórios ou nas repartições que os receberam e o produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
2- Arquivo de segunda idade ou intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há...
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