Método+es

MÉTODO ESPECÍFICO OU POR ASSUNTO Propõe organizar as pastas por assunto, a dificuldade reside em escolher a melhor palavra para definir o assunto. Um dos caminhos a seguir é analisar a empresa, suas atividades, interesses e objetivos dela, preparar uma relação de assuntos básicos em ordem alfabética. Os assuntos poderão ser divididos e subdivididos, conforme a necessidade do serviço, freqüência das consultas e a facilidade e rapidez de localização dos documentos.
Exemplo: Numa Agência de Viagem Os assuntos relacionados acima constarão de GUIAS colocadas alfabeticamente em pastas, ocupando três posições no arquivo. Exemplo:
1ª POSIÇÃO 2ª POSIÇÃO 3ª POSIÇÃO 4ª POSIÇÃO
Viagens Internacionais
Aéreas

Excursões

África
Austrália
Estados Unidos
Europa
No caso de viagens domésticas ou nacionais pode ocorrer um incremento nas viagens de ponte aérea Rio/São Paulo ou excursões rodoviárias para Foz do Iguaçu.
1ª POSIÇÃO 2ª POSIÇÃO 3ª POSIÇÃO 4ª POSIÇÃO
Viagens Nacionais
Aéreas
Vendas a crédito Vendas a vista

Ponte Aérea
Ponte Aérea
Assim, para o segundo caso:
1ª POSIÇÃO 2ª POSIÇÃO 3ª POSIÇÃO 4ª POSIÇÃO
Viagens Nacionais
Rodoviárias

Excursões

Foz do Iguaçu

MÉTODO GEOGRÁFICO Arquivo de documentos segundo uma divisão geográfica preestabelecida. A divisão pode ser por Países, Estados, Cidades, Regiões, Distritos, Bairros, Zonas e outros, dependendo da empresa. Nos departamentos de vendas e nos de exportação e importação, o método propõe-se agrupar os clientes, os correspondentes, os importadores, os exportadores, os representantes, os fornecedores, de acordo com os locais ou praças em que atuam ou residem. 1º Os Estados divididos por regiões, que ocupam pastas em ordem alfabética, na primeira posição do arquivo. Os Estados dentro das respectivas regiões ocupam a segunda posição, e as cidades, a terceira posição. Assim:
1ª POSIÇÃO 2ª POSIÇÃO 3ª POSIÇÃO 4ª POSIÇÃO