Workflow

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DA INFORMAÇÃO: FERRAMENTA PARA A GERÊNCIA EFICIENTE DOS PROCESSOS DE TRABALHO .

Marcos Vinícius Mendonça Andrade1 [e-mail]

Universidade Federal Fluminense Núcleo de Documentação Biblioteca da Escola de Arquitetura e Urbanismo Rua Passo da Pátria, 156 – Casarão – São Domingos Niterói – RJ – Brasil – [e-mail]

RESUMO Apresenta o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED como ferramenta para obtenção de informações de forma rápida, consistente e precisa, dentro das organizações, quer sejam privadas ou governamentais. Enfatiza que além de ser uma ferramenta para redução de espaço físico e acesso simultâneo a documentos, o GED tem como principal foco a agilidade na obtenção de informações, auxiliando na tomada de decisões. Mostra as principais ferramentas para a implantação e consolidação do GED, com ênfase no Workflow – uma tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas garantindo o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança. Destaca as características básicas de um Sistema de GED dentro das organizações.

1

Bibliotecário-Documentalista, Núcleo de Documentação da Universidade Federal Fluminense, Especialista em Administração e Sistemas de Informações, Mestrando em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense.

INTRODUÇÃO – Qual a vantagem de gerenciar documentos eletronicamente? Praticamente todas as grandes organizações brasileiras já possuem no mínimo um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED e estão expandindo suas aplicações. Naturalmente a primeira aplicação depende da organização, por exemplo, nos bancos, normalmente é a concessão de crédito ou no gerenciamento dos extratos de conta-corrente; nas indústrias, documentação técnica e/ou normas para certificação ISO 9000, no setor público, recursos humanos, processos em tribunais e mais recentemente a aplicação de