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já mandou a versão final, e qual o nome do respectivo arquivo.
Começam então os preparativos para a organização do evento. A universidade realizará o evento em suas dependências, e já reservou uma série de salas e auditórios para este fim. Cada local é identificado por seu nome, e descrito pela sua capacidade. O evento contará com sessões técnicas (onde serão apresentados os trabalhos aceitos), bem como palestras convidadas e minicursos, ministrados por cientistas de renome nacional e internacional. Estes 3 tipos de atividades compõem o programa da conferência. Cada atividade ocorre em um local em uma dada data/hora, sendo que algumas atividades podem ocorrer em paralelo. Obviamente, não há duas atividades iniciando no mesmo local ao mesmo tempo. Para montar o programa, os organizadores atribuem as atividades aos locais, determinando horário de inicio e fim, quais recursos devem estar disponíveis (ex. retroprojetor, canhão, computador), e quem é o responsável pela coordenação da atividade. Os recursos e o responsável podem ser informados posteriormente ã definição da atividade.
Cada sessão técnica tem um nome único (data warehouse I, KDD II), e é descrita pelos artigos que serão nela apresentados, e em que ordem (1, 2, etc). Cada artigo é apresentado uma única vez. As palestras e minicursos possuem um título, um autor, uma instituição, e além destas informações técnicas, devem ser informados, quando sabido, a data/hora de chegada e partida, e as informações dos vôos de ida e volta (companhia, código de cada vôo), já que, por serem pessoas mais importantes, é de bom tom buscá-los e levá-los ao aeroporto. A diferença entre um minicurso e uma palestra convidada é que na primeira os participantes devem se inscrever e pagar uma taxa. A taxa de cada curso deve ser mantida junto à descrição do curso, bem como o número de vagas disponíveis e as pessoas inscritas. As informações sobre a programação são muito importantes, pois é a partir delas que são divulgadas as