Plano de arquivo

Plano de Arquivo da Empresa campo,S.A. BIO

Data: 13-12-2012

Plano de arquivo

A Biocampo é uma Empresa que comercializa especialmente artigos Agrícolas e outros e dedica-se em exclusivo há venda de artigos biológicos dedicados ao campo.
Comercializa rações para animais de campo e domésticos, equipamentos, ferramentas e máquinas agrícolas e tem também uma área dedicada a fitofarmacêuticos (produtos químicos para uso agrícola). A Loja está situada em Torres Vedras, dentro desta existe o balcão de venda ao público, o balcão dos Fitofarmacêuticos e o escritório, e é a partir do qual que é coordenado todo o serviço, e também onde se factura para os clientes retalhistas. Neste escritório todo o serviço administrativo é elaborado por 3 secretários que têm como função, toda a organização e distribuição de tarefas.
Para salvaguardar toda a documentação foi criado um arquivo, situado numa sala dentro do escritório e no qual está guardada toda a documentação de clientes, fornecedores e de toda a empresa, e apenas a um dos secretários, está responsável pelo arquivo da empresa. Como se trata de uma grande empresa o arquivo é centralizado, que usa para a sua organização um móvel de arquivo, onde os vários documentos que chegam ou pertencem à empresa são devidamente classificados, ordenados e separados, pois necessitam de ser arquivados.
O móvel de arquivo é identificado por tipo de arquivo (activo e semi-activo), o arquivo morto, encontra-se no sótão do edifício. Ambos os arquivos possuem todas as condições necessárias para a sua conservação, desde segurança, higiene, iluminação e ventilação adequadas.
No arquivo activo serão colocados os Dossiers das Guias de Remessa, Facturas, Vendas a Dinheiro, Notas de Crédito, Notas de Débito, Talões de Balcão, Fitofarmacêuticos, Correio Recebido, Folhas de caixa, Cartas enviadas, Fichas contactos - Clientes Retalhistas, Fichas contactos - Fornecedores, uma vez que são documentos, em que é preciso consultar com