Organizando um inventário físico anual

Organizando um Inventário Físico Anual
O inventário físico é um processo muito comum a praticamente todas as indústrias. Consiste em equalizar os estoques que se tem fisicamente nos almoxarifados e os dados que estão registrados no sistema. Aparentemente, este é um processo simples já que é só contar os estoques e conferir com os registros gravados nos livros contábeis e no ERP utilizado pela empresa. Porém, para que este processo se torne simples, é preciso uma boa organização prévia, para que se evite surpresas e inconsistências. Seguem algumas dicas para tornar esta atividade a mais simples possível:

1. Inexistência de materiais em processo. Antes de iniciar o processo de inventário, é necessário que todas as ordens de produção, ou seja, tudo o que estiver em processo de fabricação, seja finalizado até a data do inventário ou então o material seja devolvido ao almoxarifado. Quando temos materiais na produção e estes não foram baixados dos estoques ou ainda consumiram outros materiais armazenados, possivelmente teremos problemas nas contagens; 2. Procure fazer todos os ajustes necessários nos estoques durante o mês que antecede o inventário. Movimentações muito próximas as datas do evento podem gerar desconfortos aos auditores que acompanharão o processo. 3. Se você possui materiais seus em poder de terceiros, solicite a chamada carta de circularização, onde o fornecedor deve enviar em um papel timbrado o total em quantidade e valor dos seus materiais que estão em poder dele. Desta forma, é possível fazer o batimento desta conta no seu balanço; 4. A organização do almoxarifado deve ser feita previamente, de forma a facilitar os processos de contagem; 5. As contagens devem ser independentes, ou seja, a pessoa que fez a primeira contagem não deve fazer a segunda, a terceira etc. Isso demonstra uma maior transparências e imparcialidade nos processos de contagem dos materiais; 6. As fichas de contagens devem ser em papéis de cores