logística de distribuição - Compras

A Encomenda
A encomenda de compras é o instrumento pelo qual os artigos são comprados para satisfazer uma requisição. Expressa, em uma linguagem específica, o acordo entre o comprador e o vendedor. Uma vez aceito, terá a força legal de um contrato obrigatório. Os sistemas de simples encomendas de Compras geralmente requerem três cópias: a original, a enviada ao vendedor, a cópia de reconhecimento e a cópia dos arquivos do Departamento de Compras.
O Desembaraço das Encomendas Em algumas grandes empresas, a responsabilidade normal do Departamento de Compras se encerra com a expedição e colocação da encomenda de compra. Em tais casos, o departamento usuário, ou uma unidade encarregada separada, segue o processo até à entrega, o Departamento de Inspeção é responsável pela aceitação, os departamentos do almoxarifado cuidam do recebimento do material e o Departamento de contabilidade verifica as faturas e certifica-as, para que sejam pagas segundo suas próprias cópias de encomenda. Geralmente, no entanto, o Departamento de compras esta envolvido com todos esses deveres, em função do principio geral de que a responsabilidade da aquisição somente termina quando uma entrega satisfatória tenha sido feita e os materiais estejam realmente a mão para serem empregados e quando a obrigação do comprador para com o vendedor tenha, do mesmo modo, sido completada, o que completaria o contrato também.
O Seguimento da Rotina
O seguimento é seletivo. O estudo das políticas prevalecentes mostra que menos do que um terço de todas as empresas segue, todas as encomendas colocadas para uma entrega determinada. Um outro terço segue as encomendas classificadas como “importantes”, ou encomendas de produção que se distinguem da encomendas para o estoque. Mas outras empresas, o seguimento é restrito àquelas que estão real e seriamente atrasadas e, em especial, às encomendas de emergência. O mecanismo de seguimento é um arquivo de encomendas em aberto, arranjado em sequencia numérica, de