Identificação

O conceito e uso da identificação como etapa arquivística para tratamento de documentos em fase de produção ou mesmo em massa acumulada é muito discutida entre os teóricos da área. Por ser considerada uma etapa importante necessita de normas e padrões a serem seguidos e aplicados. Consiste de forma geral em um estudo da entidade administrativa, ou pessoa física que produziu a documentação buscando-se identificar as competências, funções e atividades, para chegar a materialização do ato, ou seja, o documento.
Muito antes desses estudos suscitarem discussões, Shellemberg (1974) já demonstrava a importância desta fase para a elaboração de classificação dos documentos e a colocava dentro de uma das divisões da classificação: a ação a que os documentos se referem; a estrutura do órgão que os produz; e o assunto dos documentos. O segundo elemento neste caso é o que se ocupa a identificação, dando continuidade a estas definições o autor diz que:
Uma ação pode ser tratada em termos de funções atividades e atos (transactions). O termo “função” é aqui usado com referência a todas as responsabilidades atribuídas a um órgão a fim de atingir os amplos objetivos para os quais foi criado. Comumente, essas funções são definidas nas leis regulamentos que criam o órgão.

Schellenberg não a coloca como etapa arquivística, mas sim como um elemento para o que ele chama de “boa classificação” onde se “proporciona as bases para a preservação e a destruição, seletivamente, dos documentos depois que haja servido aos objetivos das atividades correntes”.
Fazendo uma análise entre alguns dicionários de terminologia arquivística temos algumas nuances a serem analisadas e discutidas. O Dicionário de Terminologia Brasileira (2005), produzido pelo Arquivo Nacional define de forma bastante oposta da enunciada acima e de certa forma um pouco confusa. Para ele a identificação é um “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu controle