Identificação

Páginas: 15 (3741 palavras) Publicado: 19 de janeiro de 2013
O conceito e uso da identificação como etapa arquivística para tratamento de documentos em fase de produção ou mesmo em massa acumulada é muito discutida entre os teóricos da área. Por ser considerada uma etapa importante necessita de normas e padrões a serem seguidos e aplicados. Consiste de forma geral em um estudo da entidade administrativa, ou pessoa física que produziu a documentaçãobuscando-se identificar as competências, funções e atividades, para chegar a materialização do ato, ou seja, o documento.
Muito antes desses estudos suscitarem discussões, Shellemberg (1974) já demonstrava a importância desta fase para a elaboração de classificação dos documentos e a colocava dentro de uma das divisões da classificação: a ação a que os documentos se referem; a estrutura do órgão que osproduz; e o assunto dos documentos. O segundo elemento neste caso é o que se ocupa a identificação, dando continuidade a estas definições o autor diz que:
Uma ação pode ser tratada em termos de funções atividades e atos (transactions). O termo “função” é aqui usado com referência a todas as responsabilidades atribuídas a um órgão a fim de atingir os amplos objetivos para os quais foi criado.Comumente, essas funções são definidas nas leis regulamentos que criam o órgão.

Schellenberg não a coloca como etapa arquivística, mas sim como um elemento para o que ele chama de “boa classificação” onde se “proporciona as bases para a preservação e a destruição, seletivamente, dos documentos depois que haja servido aos objetivos das atividades correntes”.
Fazendo uma análise entre algunsdicionários de terminologia arquivística temos algumas nuances a serem analisadas e discutidas. O Dicionário de Terminologia Brasileira (2005), produzido pelo Arquivo Nacional define de forma bastante oposta da enunciada acima e de certa forma um pouco confusa. Para ele a identificação é um “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu controlefísico e/ou intelectual”. Esta definição parece de certa forma, um pouco minimalista, comparada a definições de outros dicionários e teóricos que versam sobre esta matéria.
Já o dicionário de terminologia, Téminos del Archivistica (México) define a identificação como:

a primeira fase da metodologia arquivística de tipo intelectual cujo objetivo é o conhecimento exaustivo da instituição que háproduzido o documento, sua evolução orgânica, competência administrativa e tipos documentais nos quais se materializam o procedimento administrativo (…) o resultado desta fase será a organização dos fundos.

Esta definição já nos parece um tanto quanto clara e objetiva dando importância a fase e definindo onde ela se aplica, o seu objetivo e o seu produto final.
Ainda buscando em dicionário, o determinologia espanhol, baseado na definição dada por Maria Luisa Conde Villaverde (1991, p18) afirma que a identificação é “considerada a fase do tratamento arquivístico que consiste a investigação e sistematização das categorias administrativas e arquivísticas em que se sustenta a estrutura do fundo” .
Estes dois últimos dicionários foram produtos de estudos do grupo ibero americano formadoentre os anos 80 e 90 com a finalidade de resolver um problema que vinha se arrastando desde o fim da segunda guerra mundial, o grande acúmulo de documentos nos arquivos intermediários e o crescimento desenfreado dos documentos produzidos das administrações públicas.
A década de 80 foi marcada pela preocupação com gestão documental ou seja tratamento de documentos nas duas primeiras idades eelaboração de instrumentos como plano de classificação e tabela de temporalidade. A visão de tratamento para documentos históricos já estava se esgotando e não se encontrava solução para o arquivos, que não paravam de crescer, nos ambientes administrativos.
Dos grupos nascidos na Espanha o que se destacou foi o coordenado por Maria Luisa Conde Villaverde, que na ocasião se chamava Grupo de Arquivos...
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