Artigo Código de Classificação Arquivística

Plano de classificação do Conarq: breve síntese

O código de classificação foi criado para auxiliar os profissionais responsáveis pela gestão documental nas instituições públicas e privadas ou até mesmo nos seus próprios arquivos pessoais, para isso, basta criar seu próprio plano de classificação ou seguir o modelo do código de classificação do
Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.
O código de classificação foi criado pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e o responsável pela sua criação foi o Conarq que tem autonomia para criar normas e diretrizes para um bom funcionamento dos arquivos em todo o país. Um bom exemplo de uso do plano de classificação é o uso da padronização no setor de trabalho que consiste em saber que o documento está recebendo um número (código) e associar esse número ao tempo de guarda que pode ser de valor permanente ou passível de descarte depois que cumprir seu valor legal. Pelo fato de o plano de classificação ser grande, porque engloba toda a espécie documental da instituição, freqüentemente as pessoas que não trabalham diretamente com o plano sentem dificuldades ao manipulá-lo, ou seja, quando é preciso adequar um código ao tipo documental ou saber o tempo total de arquivamento surgem os problemas na sua aplicação.
A maior interessada em preservar a informação é a instituição e para isso ela precisa capacitar o pessoal fazendo treinamentos, cursos, palestra ou até mesmo uma pequena tabela (tabela amigável), que seria uma parte do todo, onde cada setor de trabalho teria o seu e constaria nessa pequena tabela os códigos mais usados pelo setor de trabalho facilitando o manuseio e evitando desperdiço de tempo ao procurar o número (código), além de uma rápida recuperação da informação e de uma preservação da memória.
O plano de classificação apresenta a característica de ser restrito e não acompanhar o desenvolvimento de criação de novos tipos documentais, obrigando o usuário a classificar por um código