o que é classificar?

Capítulo 1 métodos de classificação
O QUE É CLASSIFICAR?
A classificação é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. O ato de classificar e arquivar de maneira correta tornou-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. A classificação se materializa com um Plano de Classificação, que deve ter como características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação. Sobretudo deve ser uniforme mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.

A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.
b) Codificação: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

As rotinas correspondentes às operações de classificação são:
a) Receber o documento para classificação;
b) Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
c) Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o incide, quando necessário;
d) Anotar o código na primeira folha do documento;

e) Preencher a folha de referência para os assuntos secundários. (Nota: a folha de referência está no modelo ao final desta aula.)
Quando o documento possuir anexos, estes deverão receber a anotação dos códigos correspondentes.

Segundo Paes (2002), os documentos podem ser classificados da seguinte maneira: I. Por seus mantenedores

a) Públicos - federal, estadual e municipal;
b) Institucionais - instituições educacionais,