O arquivo dentro das empresas.

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  • Publicado : 19 de outubro de 2011
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Introdução
Fomos orientadas pela Professora Carol a formarmos um questionário para aplicarmos em alguma empresa que conseguíssemos, para ver mais de perto tudo que aprendemos na matéria de GID. Foi o nosso primeiro, e em seguida foi procurar alguma empresa que aceitasse a nossa visita e respondesse as nossas perguntas, no começo foi bem difícil, levamos vários nãos, porém as coisas foram fluindoe conseguimos cinco empresas.
As empresas entrevistadas foram:
Aqualux – Empresa de pequeno porte.
Amobam (Associação dos moradores do Bairro Mollon) – Instituição.
Mega Odonto – Micro Empresa.
Prefeitura de Americana – Entidade Pública.
Hospital Samam – Empresa de pequeno porte.
Os entrevistados foram:
Edinalva (Gerente Administrativa) – Aqualux.
Terezinha Maria de Souza Jesus(Coordenadora e fundadora do projeto) – Amobam.
Franciele e Ariane (Secretárias) – Mega Odonto.
Antônio Paulo Alves (-----) – Prefeitura de Americana.
Valsielen A. Miranda (Estudante de advocacia/estagiária) – Hospital Samam.
Perguntas:
1) Quem é o responsável pela organização do arquivo?
2) Qual a participação da secretária no manuseio de um arquivo?
3) Porque os arquivos exercem um papelimportante para a empresa?
4) Qual a eficiência que se encontra em ter um arquivo organizado e planejado?
5) Qual o ambiente necessário para manter a preservação de um arquivo?
6) Onde se situa o arquivo? Ele é centralizado ou dividido por setores?
7) Em qual processo o documento é passado, antes de ser arquivado? Quem faz isso?
8) Quais as vantagens e as desvantagens em se ter um arquivodescentralizado e o centralizado?
9) Se a pasta que contém o documento que você necessita, fica em outro departamento pode atrapalhar ou beneficiar de algum modo? Por quê?
10) Quais os métodos de arquivamentos usados pela empresa?
11) Qual a importância de se ter um follow-up?
12) A empresa tem uma tabela de temporalidade em relação aos documentos?
13) Onde fica situado o arquivo permanente?
14)Os arquivos confidenciais ficam em local separados dos outros arquivos?
15) Qual a condição de segurança, que se pode dar a um arquivo?
16) Onde ficam situados os documentos de rápida precisão?
17) O que é transferência de arquivos?
18) De quanto em quanto tempo é feita a transferência de documentos? E quem é a pessoa responsável por isso?
19) Existem arquivos confidenciais na empresa?20) Qual o método utilizado para guardá-los ou armazená-los?
21) Na sua empresa tem microfilmagem? Quais as vantagens e desvantagens?
22) E software do GED, a empresa têm?
23) Os arquivos eletrônicos são checados de quanto em quanto tempo?
24) De quanto em quanto tempo é feita a destruição do arquivo morto?
25) De que forma é feita a destruição dos documentos?
26) Qual o significado daperca total ou parcial do arquivo da sua empresa?

Respostas:

Aqualux.
1) A responsável é a Edinalva, responsável também pela parte administrativa da empresa.
2) Organização total ex: Pagamento, caixa, arquivo, etc. Tudo com a ordem do diretor.
3) Porque é a única garantia (prova de qualquer questionamento).
4) A rapidez de encontrá-lo.
5) Ambiente seco e arejado.
6) Em uma salaapropriada dentro da empresa. E é centralizado.
7) É lido e analisado. Quem faz é a Edinalva.
8) Desvantagens de ser descentralizado, é a perca de tempo. Vantagem, agilidade e eficiência.
9) Atrapalhar. Porque se deixa de ter agilidade e sendo assim a eficiência necessária e desejada.
10) Alfabético e por nome de empresas.
11) Agilidade e organização.
12) Sim, ficam três meses no ativo, depoispara o inativo e assim para o arquivo morto.
13) No mural (original), o xerox no (armário).
14) Sim, ficam em pastas específicas.
15) Mantê-lo sempre em local apropriado.
16) No follow-up.
17) Retira o documento do ativo para o inativo, depois permanente e por último vai para vai para o arquivo morto.
18) Todo mês. Cada um faz do seu departamento com a autorização do diretor.
19) Sim.
20)...
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