Trabalho sobre ata

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  • Publicado : 6 de novembro de 2012
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ATA
CONCEITO
Ata é um “documento de registro” no qual se resumem reuniões e assembleias de entidades públicas ou particulares dele constando, portanto, fatos, ocorrências, decisões, resoluções, debates, votações, disposições, normas etc. A ata é a vida da empresa, reunindo todos os atos fundamentais da sua existência e trajetória no mundo empresarial e institucional.
O essencial é lembrar quea ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e clara as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Aliás, não se redige uma ata: lavra-se, que é o verbo empregado neste tipo de redação comercial ou oficial.
Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve areunião, das decisões nela tomadas e das manifestações de todos os participantes.
Em razão de seu valor jurídico, a ata deve ser lavrada de modo a evitar futuras modificações, razão pela qual não se admite rasuras ou emendas.
SECRETÁRIA X ATA
Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisaexercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente reexpostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitosoutros papéis de grande importância operacional para a reunião.
Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.
ELABORAÇÃO
Geralmente, as atas são transcritas pelo secretário, em livro próprio, que deve conter umtermo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro. Quando o Livro de Ata estiver completo, ou seja, quando não houver mais folhas para escrever as atas, deverá ser feito o Termo de Encerramento e aberto um novo Livro Ata.Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude. Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia as quebras de linhas eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página; Ao final da ata o espaçorestante na linha deve ser completado com um traço; Números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso; Sem emprego de abreviaturas ou siglas; Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo; Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
* Devido a ter como requisito não permitirque haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia as quebras de linhas eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página;
* Ao final da ata o espaço restante na linha deve ser completado com um traço;
* Números, valores, datas e outras expressões sempre representadas por extenso;
* Sem emprego de abreviaturas ousiglas;
* Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
* Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);
* Caso a ata esteja sendo registrados diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente...
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