Processo administrativo

Disponível somente no TrabalhosFeitos
  • Páginas : 6 (1317 palavras )
  • Download(s) : 0
  • Publicado : 7 de outubro de 2012
Ler documento completo
Amostra do texto
Com o advento da internet, o e-mail se transformou numa das principais ferramentas de comunicação empresarial. Memorandos, bilhetes, recados, pedidos, comunicados são redigidos e enviados constantemente pela web.

Para garantir a eficácia dessas mensagens no ambiente corporativo, é necessário, porém, seguir algumas "regras" básicas, como explica o jornalista e escritor Roberto Amado.

Umadelas é a objetividade e a simplicidade.
No mundo dos negócios, um e-mail precisa necessariamente ter, além da mensagem, uma saudação de abertura, uma despedida, a assinatura e o endereço do remetente. Essa formatação se aplica para os três níveis de comunicação empresarial: interno, com fornecedores e com clientes.

A forma mais usual e menos formal para fazer a saudação é "Caro Fulano (nome dodestinatário)''. Entretanto, existem saudações com maior grau de formalidade como "Prezado senhor Fulano", "Prezado Fulano" ou "Senhor Fulano". "Senhor" deve ser usado somente se o "interlocutor tiver nitidamente idade avançada (mais de 70 anos) ou claramente posição hierárquica superior e nunca entre colegas de trabalho". Já "Prezado" é aplicado para interlocutores desconhecidos. Em relação aose-mails coletivos, "Boa tarde, colegas" e "Olá pessoal" são os mais recomendados.

Em seguida, vem a mensagem, que precisa ter objetividade e eficiência. Toda a comunicação tem sempre um foco principal. É a primeira frase. Ela deve conter a mensagem principal, ser curta e sem conectivos. Depois, vêm um ou mais focos secundários, que normalmente estabelecem uma relação de causa e efeito entre eles.Em geral, o corpo da mensagem deve basicamente responder a seis perguntas em relação ao assunto proposto: o quê, quem, quando, como, onde e por quê. A mensagem precisa ser breve, sem frases empoladas, evitando adjetivos e descrições excessivas. A simplicidade é uma qualidade e não um defeito.
Jorge Amado afirma também que nunca deve se retornar um e-mail, escrevendo apenas "ok". Nuncaresponda de forma abreviada, mas construa uma estrutura, mesmo que ela seja bem breve.

Após encerrar a mensagem, o remetente deve colocar uma despedida. "O 'atenciosamente' e 'cordialmente' são muito formais. O melhor é usar 'abraço(s)' ou 'um abraço' ''. Nas linhas seguintes, vêm a assinatura (nome do remetente e seu cargo) e depois o endereço (nome da empresa e telefone).

Evite escrever cargosextensos e colocar apenas a área de atuação, como marketing, compras, publicidade. Essa regra não se aplica se o remetente quiser deixar claro a sua posição na empresa, como a de ser um diretor, por exemplo.

O e-mail também tem um aspecto estético. Ao se redigir essas mensagens, deve se usar letras pretas de famílias tradicionais com corpo tamanho 14, fundo branco sem cores e nada de ícones.Antes de enviar a mensagem, porém, é preciso adotar um último procedimento: fazer uma revisão atenta para corrigir erros ortográficos e gramaticais. É necessário ler e reler o texto, usar o corretor ortográfico e só depois enviá-lo. Pense o quanto é desagradável, lermos uma mensagem cheia de erros, sem contar que muitas vezes uma palavra mal escrita, pode alterar completamente o sentido da frase,prejudicando a comunicação.

A seguir, relacionamos uma série de dicas que o ajudarão no momento de se corresponder por e-mail:

Deveria ser óbvio, mas não é: não repasse piadinhas indiscriminadamente. Imagens, mensagens eróticas ou engraçadinhas não devem ser enviadas para ambientes profissionais a não ser que se avise claramente o seu conteúdo. Justamente para que seu colega ou amigo não asabra inadvertidamente e fique em uma saia justa. Deve-se ter cuidado também, com o envio de correntes religiosas e avisos de vírus (atualize seu anti-vírus e se não tiver um, providencie). Este tipo de coisa abarrota a rede de lixo além de ser pra lá de inconveniente.

E por falar em lixo: limpe o seu sistematicamente. Principalmente nos casos de Intranet, faz a maior diferença: agiliza a...
tracking img