Planejamento de eventos

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Planejamento de eventos
A ideia do evento deve responder ao questionamento básico:
(informações base para toda atividade)

1. Quem?
2. Como?
3. Quando?
4. Onde?
5.Por quê?
Aindaacrescenta-se:
6. Para quem?
7. De que forma?

Planejamento de eventos
Planejamento - roteiro básico de atividades:
-

Estudo mercadológico
- temática, data e local, perfil dos participantes, objetivoe
metas

-

Calendário de eventos da cidade e região
- infraestrutura (hospedagem e transporte), iniciativas
similares e concorrentes

-

-

Previsão orçamentária
- planilha de receitase despesas
Cronograma de desembolso
- planilha de acompanhamento com ordenamento de créditos
e débitos conforme cronograma de realização (investimentos iniciais)

Planejamento de eventos
-

--

Tipologias e terminologias
- definição do tipo de evento e terminologia dos participantes
(seminário, simpósio, palestra, congresso, etc.) e esboço preliminar do
programa.
Cronograma deatividades
- tarefas e providencias por ordem de realização
- prazos (início e final)
- responsável
Equipe
- Organização

- Operacional
- Divulgação
- Financeiro

(outros, como técnica) Planejamento de eventos
-

Atividades paralelas
- exposições, visitas técnicas, cursos, turismo, compras, etc.

-

Apoios financeiro, técnicos ou operacionais
- órgãos governamentais(municipal, estadual e federal)
- empresariais
- instituições/organizações

-

Captação de recursos (patrocínios)
- definição de cotas e relação de empresas/órgãos ( mailing de
patrocinadores deeventos na mesma temática, empresas da cidade e
região com possibilidade de aporte financeiro, empresas com foco de
interesse no público, empresas locais/estaduais patrocinadoras de
outros eventos,como fornecedores, fabricantes, clínicas, etc.)

Planejamento de eventos
-

Aspectos jurídicos e contábeis
- equipe especializada para contratos com fornecedores,
clientes e patrocinadores,...
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