pdca

O Cliclo PDCA da melhoria

Muito já se ouviu falar em Organização, Sistemas e Métodos (OSM) e há quem pense que esse conjunto de ferramentas não passa de modismo; um “blá, blá, blá” teórico para promover a venda de livros acadêmicos ou mais uma forma de investimento em projetos que nunca vão sair do papel. Opiniões à parte, como aplicar OSM em escritório de advocacia? Tudo começa com a percepção da necessidade de mudança por parte dos tomadores de decisão do escritório. Por experiência, esta necessidade normalmente parte de algumas premissas:
1- a falta ou um sistema de controle processual inadequado;
2- a prospecção de clientes;
3- a prestação de serviços mais eficientes aos já clientes;
4- o controle de despesas reembolsáveis;
5- o levantamento de custos
6- o gerenciamento das atividades dos colaboradores

Bem, como a própria sigla sugere, devemos começar a operar as mudanças pela Organização, ou seja, colocar as idéias em ordem, identificar qual é o problema crítico e buscar nele a relação de causa e efeito. Vamos imaginar que a preocupação do escritório seja com as despesas reembolsáveis. Existem várias ferramentas administrativas de qualidade à nossa disposição que podem auxiliar na resolução deste problema. Iremos, a seguir, colocá-las em prática.

O Ciclo PDCA

É uma ferramenta de análise e melhoria dos processos organizacionais cuja finalidade é agir preventivamente, de forma que o problema a ser resolvido não reapareça ou gere outros similares. Esta ferramenta é composta de quatro etapas:

1- Plan (planejar)

a) definir claramente o problema;
b) Investigar suas características sob diversas óticas
c) apontar a causa fundamental

2- Do (executar) – bloquear a causa fundamental

3- Check (verificar) - constatar se o bloqueio foi efetivo

4- Action (agir corretivamente) – prevenir contra o retorno do problema e rever os métodos empregados para reutilizá-los em trabalhos futuros.

O Ciclo PDCA é uma ferramenta macro, e