Organograma

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ORGANOGRAMAS FUNCIONAIS

Autor desconhecido.

Resumo:
Os organogramas são desenhos representativos da estrutura organizacional.
Ao apresentar ao colaborador ou associado um organograma, ele facilmente visualizará quem se reporta a quem, quem é quem dentro da instituição.

Palavras-chave: Objetivo. Facilitar. Hierarquia. Competência. Cargos. Responsabilidades. Liderança.


Oorganograma tem por objetivo:
• Demonstrar a divisão do trabalho, dividindo a organização em frações organizacionais (partes menores);
• Destacar a relação superior subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade;
• Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando:
– O tipo de trabalho desenvolvido;
– Os cargos existentes;
– Os nomes dos titulares;
– Quantidade depessoas por unidade;
– A relação funcional além da relação hierárquica.
• Facilitar a análise organizacional.
Ao ser desenhado, o organograma deve conter o nome da organização e a data; e, deve apresentar a estrutura existente. Cada função deverá ser representada por um retângulo, contendo os títulos dos cargos e o número de vagas (em decimal e entre parêntesis). Se houver necessidade do nome doocupante, este deve aparecer fora do retângulo (ou dentro, com letra diferenciada); como se verifica na imagem abaixo.
Figura 1 – Exemplo de Organograma na Organização

Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas das empresas, chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do organograma. Esta técnica promove a redução dos níveis hierárquicos da empresa com oobjetivo de aproximar os níveis da organização, reduzir mão de obra, custo e agilizar processos decisórios. Em outras palavras, a técnica reduz a verticalização da estrutura organizacional.
DESCRIÇÕES DE CARGOS
Outro item de suma importância para a estruturação de uma instituição, é que ela possua muito bem definida (para ela e para seus colaboradores), quais são as tarefas, responsabilidades edelimitações de cada um. O que um corretor associado deve fazer? Até onde ele pode ir? Como saber se o auxiliar de vendas está desempenhando satisfatoriamente as suas funções? A secretaria sabe quais são todas as suas funções? Para responder a todas estas perguntas de forma profissional e documentada, é necessária a criação e descrição de cargos dentro das instituições.
A definição da estrutura decargos e funções promove resposta rápida, iniciativa, criatividade, inovação, cooperação e comunicação eficaz; pois através dela consegue-se visualizar quem deve responder por cada atividade, quem deve ser o tomador de decisões em cada ação; construindo assim um processo decisório ideal. Com as autonomias definidas nos diferentes níveis hierárquicos de gestão, haverá melhora nos processos detrabalho em equipe e na produtividade do sistema de trabalho.
O cargo define a posição hierárquica em uma organização. Por exemplo, o diretor geral ou CEO (Chief executive officer) é o cargo mais alto na organização instituição, ou seja, a pessoa que o ocupa possui a mais alta responsabilidade ou autoridade na empresa. Ao diretor geral, usualmente reportam-se os diretores comercial e administrativocompondo o nível estratégico. A estes diretores, reportam-se os gerentes e coordenadores (nível tático) e aos gerentes reportam-se os colaboradores, auxiliares e assim por diante (nível operacional).
Aos cargos, estão associadas diferentes funções, diferenciadas pelas suas autoridades e responsabilidades. Por exemplo, diretor é um cargo; diretor administrativo é uma função, que tem autoridades eresponsabilidades definidas e diferentes das autoridades e responsabilidades da função diretor comercial. As funções caracterizam e distinguem os cargos.
Assim sendo, o processo de descrição de cargos consiste em enumerar as funções ou atribuições que compõem um cargo, com detalhamento de suas atribuições, tarefas, periodicidade da execução e métodos empregados para a execução destas, bem...
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