Noções de Arquivologia

Noções de Arquivologia – Professor Darlan – Atualizações TJDFT
Instruções Preliminares:
a) Os alunos que realizaram o curso regular da Disciplina deverão apenas ler as atualizações abaixo e resolver as questões sugeridas. Estas atualizações servem também para o concurso do DFTRANS e o da FUB;
b) Os alunos que participaram apenas do curso da Disciplina em exercícios, deverão realizar também, uma leitura dos recortes da legislação, que estão nas páginas 6-8. Estes recortes não foram distribuídos em sala, mas são de grande importância para a prova.
1. Avaliação de Documentos
Os documentos de arquivos devem ser avaliados de acordo com sua freqüência de uso e conforme os valores que apresentam para a instituição produtora. Deve-se estabelecer critérios para realizar a destinação dos documentos, tendo em vista a impossibilidade de se preservar tudo que é acumulado e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva.
Objetivos
A avaliação visa identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte. Os objetivos da avaliação são: • Reduzir a massa documental;
• Reduzir o prazo de busca de informações arquivísticas;
• Reduzir os gastos referentes ao armazenamento da documentação;
• Garantir a preservação dos documentos de valor permanente, contribuindo para a formação do patrimônio arquivístico da instituição;
• Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação.
2. Arquivos Intermediários
São aqueles de guarda temporária, onde os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumuladora; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da
fase