Gestão de Documentos

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Fonte de informação e principal recurso público de cada órgão governamental: o Documento. Primordial para o planejamento, administração e controle das operações governamentais, refletindo à condução dos negócios públicos. Como forma de manuseamento adequado para esses documentos, criou-se a Gestão de Documentos, que é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos na sua fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A Gestão de Documentos visa assegurar a Eficiência na produção, manutenção e destinação dos documentos; garantindo a disponibilidade da informação; assegurar a eliminação dos documentos sem valor administrativo ou científico; assegurar o uso adequado da micrográfica e outras técnicas avançadas de gestão da informação; contribuir para o acesso e prevenção dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e ciêntíficos.

Possui três fases básicas para o manuseio da documentação; a Produção que é a elaboração dos documentos relacionados com a especificidade do órgão: elaboração e gestão de fichas e formulários, controle da produção e difusão dos documentos de caráter normativo e utilização de processadoras de palavras e textos. AUtilização que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos e sua necessidade para o cumprimento de sua função administrativa. A terceira fase é a da Destinação que envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.

A aplicabilidade de um programa de Gestão de Documentos tornou-se fundamental, na medida que define os níveis de aplicação : o primeiro é o Nivel Mínimo, aonde estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente; o segundo é o Nível Mínimo