Gestão de documentos

INTRODUÇÃO

Gestão de documentos, considerando a legislação federal, “a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Um programa de gestão de documentos permite a simplificação e racionalização dos procedimentos, análise do fluxo documental nas fases corrente e intermediária, proporcionando agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões, maior qualidade e produtividade do serviço, como também o planejamento, o controle e a transparências nas ações. Portanto, os procedimentos e operações técnicas ou “rotinas” garantem o controle de todos os documentos em qualquer idade, da produção até a destinação final, visando à racionalização e eficiência administrativa, como também à preservação do patrimônio documental.

DESENVOLVIMENTO
A gestão de documentos é definida pela Lei nº. 8.159, como o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Nesse sentido, o gerenciamento de documentos veio contribuir para as funções arquivistas sob diversos aspectos:
- ao garantir que as políticas e atividades fossem documentadas adequadamente;
- ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fosse reunido a documentos de valor permanente;
- ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente;
- ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
- ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico.
O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar. Isso significa que é preciso ir além do ato de