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GESTÃO DE PROCESSOS E QUALIDADE
PÓS-GRADUAÇÃO – 2011 LEITURA FUNDAMENTAL – AULA 2 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE DE PROCESSOS VADSON BASTOS DO CARMO

Para citar este texto: CARMO, Vadson Bastos. Diagnóstico e Análise de Processos Departamento de Extensão e Pós-Graduação. Valinhos, SP: Anhanguera Educacional, 2011.

PARECER TÉCNICO Valter Oliveira

PREPARAÇÃO GRÁFICA Lusana Veríssimo Renata GaldinoDIRETORIA DE EXTENSÃO E PÓSGRADUAÇÃO

Silvio Cecchi

REVISÃO GRAMATICAL Alexandre Caroli Rocha

Wellington Lopes Correspondência/Contato
Alameda Maria Tereza, 2000, Valinhos, São Paulo CEP. 13.278-181, Tel.: 19 3512-1700

© DIREITOS RESERVADOS
Proibida a reprodução total ou parcial desta publicação sem o prévio consentimento, por escrito, da Anhanguera Educacional.

Publicação:Março de 2011.

DIAGNÓSTICO E ANÁLISE DE PROCESSOS 1. OTIMIZAÇÃO E GESTÃO DE PROCESSOS
É importante destacar que os processos precisam ser aproveitados na sua plenitude, e para isso é necessária a sua otimização. Por otimização, entende-se “(otimizar+ação) 1 Ação de otimizar, aproveitar o máximo a capacidade de alguém ou de alguma coisa; 2 Utilizar ao máximo um meio (humano, físico, financeiro); 3Aceitar ou reconhecer como ótimo (PASQUALE, 2009). Para que aconteça a otimização dos processos, deve-se recorrer às tecnologias de gestão*1 que facilitem este objetivo, orientadas a atender os fatores apresentados no Quadro 1. Quadro 1: Fatores para otimização de processos

TIPO DO FATOR DE OTIMIZAÇÃO

ATIVIDADES QUE DEVERÃO SER OBSERVADAS

Agilização do processo

Eliminação deduplicidades; agrupamento de tarefas; redução de tarefas; redução do tempo de preparação; redução do tempo do ciclo do processo; redistribuição de tarefas, preferencialmente dentro de grupos (células de serviço); realocação de recursos; garantia que as tarefas certas sejam feitas de maneira certa; padronização das atividades.

Eliminação da burocracia

Eliminação de assinaturas desnecessárias;eliminação ou redistribuição de cópias desnecessárias; comunicação escrita desnecessária; modificação ou cancelamento de regras que dificultam o processo; verificação desnecessária de trabalhos ou duplicidade; avaliação do valor agregado

ao produto. Redução do tempo do ciclo do processo Alteração da seqüência das atividades; possibilidade de implantar atividades em rede; redução dos tempos de espera;otimização do fluxo geral; emprego adequado do ambiente, equipamentos e materiais. Aperfeiçoamento do trabalho das pessoas Desenvolvimento de habilidades das pessoas para as novas atividades e para uma correta visão global; comunicação ampla com clientes internos e externos; motivação; reconhecimento pelo desempenho. Avaliação do uso da tecnologia da informação*
2

Em muitas ocasiões, seránecessário avaliar as alternativas da tecnologia de informação para viabilizar as novas soluções.

Depois da análise destes fatores que poderão ser otimizados, deve-se selecionar as soluções alternativas, neste caso, considerando todas as opções que cada uma delas representa para a empresa. Os seguintes aspectos devem ser considerados: Atendimento às necessidades dos clientes; Custo do processo atual;Custo da mudança do processo atual para o novo processo; Custo do novo processo; Prazo exigido para a implantação do novo processo; Impactos que as modificações provocarão internamente e externamente; Atendimento aos objetivos da empresa.

Em seguida, será necessário simular situações para verificar as possibilidades das alternativas, considerando principalmente o nível dos impactos nosresultados da empresa, nos clientes e na organização (custos, investimentos, estrutura, mudança organizacional*3). Escolhida a melhor alternativa, validada com os clientes, fornecedores e os envolvidos diretamente, o novo processo deverá ser aprovado pela direção da empresa para posterior implantação. Uma vez aprovado o projeto, é importante a construção de um protótipo, que tem a finalidade de...
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