Como tornar se organizado

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Capitulo 3

Como tornar-se
organizado

Priorize
as tarefas
Após ter analisado seu volume de trabalho, de um modo amplo e cuidadoso,
você pode começar a atuar no sentido de organizar-se. A fim de fazer isso
de maneira adequada, é preciso priorizar as tarefas que você estará executando
pessoalmente, e pensar na possibilidade de utilizar um plano diário e, ao
mesmo tempo, elaborar planospara oferecer assistência adicional, se e
quando necessário. Ao estabelecer prioridades há três providências a serem
tomadas, destacando:
_ atividades urgentes
_ atividades importantes
_ o equilíbrio entre urgência e importância

Atividades urgentes
Ao fazer o levantamento de todas as suas atividades, coloque uma marca (U)
ao lado daquelas que necessitem ser executadas com maiorurgência. Por
exemplo: pode ser urgente atender de imediato ao telefonema de um cliente,
ou dar um retorno o mais breve possível. Talvez seja útil classificar cada
atividade em uma escala de 1 a 5, sendo 5 a mais urgente.

Atividades importantes
Do mesmo modo, você pode em seguida, nesse mesmo levantamento,
assinalar com (I) as atividades que tenham particular importância. Por
exemplo: pode serimportante que você termine um relatório sobre um
programa de treinamento do qual você participou. Também aqui é
interessante classificar cada atividade dentro de uma escala de 1 a 5, sendo
5 a mais importante.

O equilíbrio entre urgência e importância
Neste ponto, é útil colocar suas atividades dentro de um “raio de prioridades”
como o da Figura 4. As que forem colocadas no ângulosuperior direito são
muito urgentes e muito importantes ao mesmo tempo, sendo essas as que
devem ser executadas em primeiro lugar. No ângulo inferior direito, as
tarefas que forem muito importantes, mas não urgentes, vêm em segundo
lugar. As atividades colocadas no ângulo superior esquerdo não são
importantes, mas são muito urgentes, e talvez você as realize em terceiro
lugar. Por fim, as tarefasno ângulo inferior esquerdo não são importantes
e nem urgentes, e ficam por último.
Utilize
um plano diário
Um plano diário tem um papel importante na administração eficiente do
tempo, pois o sucesso depende amplamente do planejamento de seu trabalho
e, em seguida, do trabalho com base em seu plano! Uma vez definida a natureza de cada uma de suas atividades, você pode criar seu planopróprio e
exclusivo, empregando vários itens, como os descritos a seguir:
_ cartazes na parede
_ agendas
_ etiquetas adesivas
Tenha ainda consciência dos perigos ao utilizar esse plano e de como
evitá-los.

Figura 4
Eixo de prioridades
Muito urgentes



Não importantes Muito importantes



Não urgentes


Cartazes na parede
Você precisa estar preparado para uma visão de longo prazo(relativa)
quanto ao seu futuro volume de trabalho, relativo aos próximos seis meses,
ou, de preferência, ao próximo ano. É claro que vai parecer um tanto vago
o que você exatamente pode saber sobre suas atividades a serem executadas
durante esse período, mas você terá de ser capaz de registrar seus projetos
principais e as correspondentes datas de início e término, eventos comoconferências, períodos de encerramento no Natal e Ano Novo, bem como
períodos sem trabalho, incluindo férias com a família. O caminho mais fácil
para realizar isso é utilizando cartazes afixados na parede, com legendas em
cores, etiquetas adesivas e/ou alfinetes, como for mais conveniente.
Uma estratégia tão ampla irá ajudá-lo a perceber com mais clareza as
oportunidades e a prevenir problemas antes queeles aconteçam. Pode surgir
a antevisão de projetos adicionais, por exemplo. E ao observar o seu
cronograma na parede, será possível calcular como você vai encaixar esses
novos projetos dentro desse cronograma, embora sua reação inicial tenha
sido a de recusá-los. Além disso, algum trabalho que leve de seis a nove
meses para ser concluído exige que certas tarefas sejam executadas ime–...
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