Apostila arquivologia

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Noções de Arquivologia

BREVE HISTÓRICO

Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessária. A partir de então surgiram os primeiros arquivos.

CONCEITUAÇÃO MODERNA DA ARQUIVOLOGIA

Quanto àconceituação moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros".
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioriatextuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro".
Heloísa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo "a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente", destacando que, "para ser funcional, um arquivo deve ser planejado,instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores" e que "para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue".

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DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos são diferentes, tendo em vista ostipos documentais de que cada instituição trata. Poderíamos assim definir cada instituição:
Arquivo - É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.
Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de formaordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição.
Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peçase objetos de valor cultural.
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, embora o arquivo também possa adquirir, como o tempo, caráter cultural, a partir do caráter histórico que alguns de seus documentos podem adquirir.
Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ouem limitado número de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades.













FINALIDADE DO ARQUIVO

Podemos destacar basicamente três finalidades do arquivo:

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Além destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição da correspondência, criaçãodos modelos para documentos (formulários) e criação das normas de gestão documental da instituição.
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:
• Contar com pessoal qualificado e em número suficiente;
• Estar instalado em local apropriado;
• Dispor de instalações e materiais adequados;
• Utilizar sistemas racionais de arquivamento,fundamentados na teoria arquivística moderna; contar com normas de funcionamento;
• Contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história". Destaca, ainda, que a "função básica do arquivo é tornar disponíveis as...
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