Relat rio de Fluxo de Documentos da empresa Din mica Servi os de Escrit rios LTDA

Relatório de Fluxo de Documentos da empresa Dinâmica Serviços de Escritórios LTDA De acordo com o que foi aprendido no curso de Assistente Administrativo no S.E.N.A.I. (Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial), será feito esse relatório do fluxo de documentos dentro de uma empresa, assim, o mesmo tem por objetivo o aperfeiçoamento da gestão documental da empresa Dinâmica Serviços de Escritórios LTDA.
Após a análise do trâmite de documento, concluiu-se que deve-se adotar o processo da seguinte forma: o controle de documentos se dividirá em cinco etapas, o recebimento via malote ou via correio, triagem, protocolização, encaminhamento e o arquivamento.
O recebimento via malote será utilizado para a circulação de documentos dentro de uma mesma rede de empresa (filial/matriz e vice versa), já o recebimento via correio ocorre para o fluxo de documentos externos, ou seja, vindo de outras empresas ou clientes.
Triagem é uma análise para a confirmação do destino adequado, considerando rigorosamente cada setor e departamento dentro da Dinâmica Serviços de Escritórios LTDA. Esse processo será realizado na seção de triagem.
A protocolização é a elaboração de um documento para comprovar o recebimento de algo relacionado ao fluxo empresarial, neste deve constar o nome do remetente (pessoa física ou jurídica), o nome do destinatário (pessoa física ou jurídica), data do recebimento, logomarca da empresa, o número de protocolo, assunto do documento e assinatura do destinatário. Realiza-se no setor de gestão de documentos.
O encaminhamento é o processo de enviar o documento para o respectivo setor. Cada setor e departamento da empresa deverá ter um responsável para o recebimento de documentos. Após as quatro etapas concluídas, a etapa seguinte é a do arquivamento de documentos feito exclusivamente pelo setor de gestão de documentos, visando à possível necessidade de recuperação das informações. Será realizado na seção de arquivamento. Exemplos de Fluxo de Documentos: