Passos para uma reunião bem sucedida

PASSOS-CHAVE PARA UMA REUNIÃO
BEM SUCEDIDA

Introdução
1º passo - Necessidade da reunião
2º Passo - Preparação da reunião
3º Passo - Ordem de trabalhos
4º Passo – Convocatória
5º Passo - Abertura da reunião
6º Passo - Condução da reunião
7º Passo - Participação na reunião
8º Passo - Conclusões e encerramento
9º Passo – Acompanhamento dos resultados da reunião
Bibliografia e fontes

Introdução
O presente texto visa apoiar a organização e o desenvolvimento do trabalho das escolas. A adequada preparação e condução de uma reunião é condição do seu sucesso e da obtenção dos resultados pretendidos, ao mesmo tempo que permite uma gestão mais eficaz do tempo por parte dos órgãos competentes e dos participantes envolvidos.
Este trabalho constitui um instrumento de auxílio para todos os que o queiram livremente utilizar. Boas reuniões!

1º passo - Necessidade da reunião
As reuniões são necessárias para mobilizar ideias e energias, para coordenar actividades e para atingir desempenhos colectivos. Contudo, fazer uma reunião absorve vários tipos de recursos, e não apenas o recurso raro que é o tempo, o que implica, por isso, um dispêndio considerável que tende a passar despercebido.
A primeira questão geral a colocar-se é a de saber se o tema ou assunto justifica a realização da reunião ou se ela é dispensável. Em caso de se justificar a realização da reunião, importa desde logo estabelecer os objectivos e os resultados a que se quer chegar, definir o tipo e número de participantes, fixar a duração, a hora e o local da mesma.

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2º Passo - Preparação da reunião
Uma reunião eficaz não se improvisa, precisa de ser cuidadosamente preparada.
Estabelecida a necessidade da reunião, importa escolher o tipo de reunião.
Há vários tipos de reuniões, consoante os objectivos a atingir:
Reunião de informação, de formação ou de sensibilização;
Reunião de discussão e debate, vulgarmente chamada ”reunião de trabalho”, para programação de actividades