Normas e procedimentos contas a pagar

Referência: Funcionamento da área de Contas a pagar
O setor de Contas a Pagar é a área responsável pela conferência e respectivos pagamentos a serem efetuados aos fornecedores, prestadores de serviços e outros, com os quais a Empresa opera.
Os pagamentos da área de Recursos Humanos são analisados e classificados diretamente pelo próprio Departamento de Recursos Humanos - DRH.
O funcionamento da área de Contas a Pagar obedece aos seguintes procedimentos:

1. Prazo de remessa de documentos para pagamentos:

Todos os documentos referentes a compra de materiais, aluguéis, contratação de serviços e outros deverão ser encaminhados aos setor de Contas a Pagar com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas da data do vencimento, para que o pagamento seja realizado no prazo do vencimento do título.

2. Reembolso dos fundos rotativos de caixa:

Estão sob a responsabilidade do setor de Contas a Pagar as providências de reembolso dos fundos rotativos de caixa, conforme estabelecido pela NCA 0001 e NCA 0002.
Os reembolsos são efetuados no prazo de até 48 horas após o recebimento das solicitações, com base nos comprovantes de despesas contidos no Formulário Nº.............................................................................................. 3. Conferência dos comprovantes de despesas:

O setor de Contas a Pagar deverá conferir todos os documentos apresentados, antes de efetuar qualquer tipo de pagamento ou reembolso, observando os seguintes aspectos:
a) Aprovação:
Se a aprovação da despesa está compatível com a autonomia estabelecida.

b) Comercial:
Valor, prazos de vencimento e condições de pagamentos.
c) Legal:
Os comprovantes devem estar em nome da Empresa, conter o CNPJ e inscrição estadual ou municipal e não apresentar emendas ou rasuras.
d) Fiscal:
Se há retenção de imposto de renda, ISS e INSS.
No sistema integrado de Contas a Pagar, o Departamento de Escrituração Fiscal – DEF, sempre que possível, deverá efetuar uma