Gestão de documentos

Gestão de Documentos

Gestão de Documentos

“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” Lei 8.159/1991
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Gestão de Documentos
A Gestão de documentos é atingida por meio do planejamento, organização, controle, coordenação, dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar o ciclo documental.
Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a assegurar a eficiência das atividades.

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OBJETIVOS
- Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produção, administração, manutenção e destinação de documentos.
- Garantir que a informação estará disponível no momento necessário ao usuário (instituição, estado, pessoa).
- Eliminação de documentos que não possuem administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa científica ou histórica.
- Assegurar uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados, e outras técnicas da gestão da i nformação.

- Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que deverão ser guardados e preservados por seus valores históricos, cintíficos, valores secundários.
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Gestão de Documentos
A Gestão Documental acontece em 3
FASES básicas:

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Gestão de Documentos
PRODUÇÃO – 1ª FASE
Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor.
- Otimização na criação de documentos

PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO DESTINAÇÃO

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- Evitar a reprodução desnecessária de documentos
- Ocorre na fase corrente

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Gestão de Documentos

Gestão de Documentos
AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO – 3ª FASE

UTILIZAÇÃO – 2ª FASE
É referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda