Diversos

Apresentação
19/03/2012 09h52 - Atualizado em 02/09/2014 14h55
Os documentos surgem do desempenho das atividades de uma administração e o seu uso social e/ou histórico é conseqüência da importância dessas atividades no seio da sociedade. A sua organização, preservação e destinação devem levar em conta, primeiramente, o seu uso administrativo e depois seu uso social. Os órgãos da Administração Estadual surgiram para cumprir funções de caráter público, têm missão, metas e objetivos a serem alcançados.

Nas transformações constantes das estruturas organizacionais, muitas informações de valor efêmero são registradas e muitas outras são replicadas em diversos documentos. O custo de manutenção e as dificuldades de acesso conduzem à idéia de que é preciso racionalizar o uso dos documentos e manter o que é preciso apenas pelo tempo necessário no local adequado. As informações dos órgãos públicos, assim como de outras instituições, encontram-se em sua maioria disseminada entre os diversos agentes do serviço público. Entretanto, nas relações formais entre suas diversas instâncias e com os cidadãos, o estado privilegia, ainda, a informação escrita produzindo documentos (independente do suporte) em larga escala. O valor de prova dos documentos (informação escrita) se enraíza e se expande pela administração pública, que acaba por gerar enormes acervos documentais, que sem a devida gestão tornam-se ineficazes.

Na sociedade contemporânea caracterizada pela continuidade e velocidade das mudanças, gestores necessitam de informação para se posicionarem frente aos desafios cotidianos impostos por novos referenciais. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa e planejamento fornecendo dados para o processo decisório. Na esfera pública a informação permite ainda, a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao indivíduo o exercício pleno da cidadania. Considerando que a informação está na base da geração do conhecimento no mundo atual,