Como organizar reuniões

Como organizar reuniões eficazes

Introdução
Não há ninguém que não tenha já experimentado uma sensação de impotência e frustração, no final de uma reunião longa, cansativa e... improdutiva.

No entanto é uma questão de método, conseguir-se resultados positivos, com um mínimo de esforço.
As reuniões são atividades típicas e freqüentes nas organizações. Há uma tendência a achar que todos os assuntos e discussões dependem de reuniões. Pra isso é preciso verificar se realmente a reunião é necessária. Ela é muito útil e eficaz se utilizada corretamente. O problema está em como, por que e para que é utilizado esse recurso.
Definição

Uma reunião é um encontro de pessoas que visam atingir um objetivo especifico.
Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir, ter as pessoas certas presentes a reunião e dominar o processo de condução eficaz de reuniões.
O significado de reunião re. u.ni.ão sf (re+união)
1. Ação ou efeito de reunir ou reunir-se.
2. Conjunto de pessoas que se agrupam para algum fim.
3. Assembleia.
4. Sessão de uma agremiação ou coletividade.

Objetivos da reunião

O objetivo da reunião deve ser anunciado no início da mesma. Aquele objetivo deve ser exposto claramente e sem ambigüidades. Por exemplo:

• Para decidir um curso de ação...

• Para chegar a acordo na melhor alternativa...

• Para identificar as ações que são necessárias tomar...

• Para resolver um problema específico...

• Para desenvolver uma estratégia de aumento de eficácia...

• Para distribuir responsabilidades.

• Para avaliar o progresso das atividades planejadas, de modo a decidir antecipadamente as questões com elas relacionadas.

"Discutir' ou” Rever” não são, na maioria das situações, bons objetivos. Porque é que há-de existir uma reunião se não for para tomar decisões sobre planos de ação ou atribuição de responsabilidades?

Tipos de reunião
O tipo da reunião é definido em função do seu