como organizar reuniões

Reunião: como planejar e organizarNão basta uma mesa e uma sala para reuniões: planejar e organizar uma reunião é a tarefa que, quando bem feita, garante melhores chances de que a mensagem para a reunião seja transmitida e o resultado pretendido seja alcançado, com a participação de todos os interessados e o entendimento de todos os envolvidos.
Mas as reuniões, atas e pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando bem empregados, e também podem ser ineficientes ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.
Fazer reuniões é custoso e complexo, e muitas vezes é possível substitui-las por outras formas de comunicação que não envolvam colocar todos os interessados ao redor de uma mesa de reunião. Mas quando elas forem inevitáveis, as 10 dicas abaixo podem facilitar a vida de todos os participantes, e especialmente a do encarregado de coordená-la.
Como organizar uma reunião
1. Agendamento prévio
Inicio da Reunião: 09h00min da manhã
Término da Reunião: 10h00min da manhã
Pauta preliminar: mudar algo / decidir
Pauta definitiva: tema: Horário especial de Natal
Local:
Horário: 09h às 10h da manhã
Participantes: todos os funcionários

5. Elenco de apoio não fica no palco
Quanto maior o número de presentes sem interesse direto em cada assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião, que cresce com o número de pessoas participando.
É mais uma vantagem da pauta bem definida: poder dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado.
Mas deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!
6. Reunião não é assembleia!
Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata, ou receber uma comunicação