Auditoria- procesamento da compra

1. Compras

Processamento da compra: O processo relativo às compras de inventários tem normalmente início no sector da empresa que tem a seu cargo a gestão dos stocks. A determinação dos níveis dos stocks deve ser feira, por seu lado, com base nas previsões de vendas elaboradas tempestivamente pelo departamento comercial. Assim, quando for chegado o momento de lançar a compra, o sector da gestão de stocks deverá dirigir à secção de compras um pedido de compra, o qual deverá indicar, além das quantidades a adquirir, todas as especificações do artigo bem como a indicação de eventuais fornecedores. O pedido de compra deverá ser emitido com três exemplares: original (secção de compras), duplicado (para a secção de compras que devolverá ao sector de gestão de stocks quando a compra for lançada) e triplicado (para arquivo do sector de gestão de stocks). Na posse do pedido de compra, a secção de compras deverá dar início à pesquisa do fornecedor mais indicado para satisfazer as necessidades da empresa. Para tal, a secção de compras pode socorrer-se de três vias: consultar os seus próprios ficheiros; efectuar consultas directas a fornecedores; e lançar um concurso publico. Em princípio qualquer secção de compras minimamente organizada disporá de dois tipos de ficheiro: um, por artigos, que indicará os fornecedores que estão em condições de fornecer cada artigo e outro, por fornecedores que mencionará entre outras informações as condições de venda de cada um deles.
O ficheiro de fornecedores deverá ser periodicamente actualizado na medida em que poderão surgir no mercado novos fornecedores que oferecem condições mais vantajosas. Uma forma de actualizar o ficheiro de fornecedores é através da consulta de publicações especializadas. Outra será por via de publicação de anúncios na imprensa (jornais, revistas técnicas) solicitando o envio de catálogos e condições. A efectivação de consultas directas a fornecedores utiliza-se geralmente quando os bens a adquirir são de