Virtualiza O De Documentos

Virtualização de Documentos
Case: Autarquia Ambiental
Reyson Barros, Joelson Almeida, Vinícius Bruno, Prodacy Queiroz, Daniel Oliveira

Departamento de Sistemas de Informação – Faculdades Nordeste (FANOR)
Caixa Postal 60.191-156 – Fortaleza – CE – Brasil

{reysonbarros, joelson1370, prodacy.soares}@gmail.com, [e-mail], [e-mail]

1. Introdução
As soluções de Tecnologia da Informação estão em grande expansão e contribuindo como uma nova forma das empresas gerenciarem suas informações. Uma dessas soluções de TIC(Tecnologia da Informação e Comunicação) conhecida como
GED(Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma ferramenta que vem dominando o mercado da Informática nos últimos tempos. Muitas empresas procuram algum tipo de recurso que facilite a gestão de seus documentos e ao mesmo tempo que controle e reporte tudo aquilo que foi realizado por alguém. Os sistemas de GED são uma excelente combinação entre controle de processos e auditoria, e conseguem suprir essas necessidades, sejam elas de pequenas, médias ou grandes empresas. Essa nova tendência de mercado possui uma série de benefícios para as empresas como a questão da sustentabilidade e economia de papel, além da diminuição do espaço físico arquivístico ao realizar a migração no processo de virtualização de documentos.

2. GED e Workflow
Uma das razões de possuir uma sistema de GED está relacionada a centralização dos dados da empresa em um ambiente virtual,geralmente em nuvem, assim como a disponibilidade de acesso a esses dados de qualquer lugar do mundo, pois muitas empresas ainda enfrentam o problema da desorganização documental, fator que pode levar a sérios riscos futuros. GED é uma tecnologia que possui quatro frentes principais: captação, ajustes, distribuição e gerenciamento de documentos, com o intuito de facilitar os processos de negócios empresariais sejam eles internos ou externos. Nos sistemas de gestão documental, os processos(documentos) da empresa são