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Abaixo apresenta uma relação dos principais documentos para acobertar a contabilidade da empresa, bem como orientações e informações úteis:

Documentação para envio ao escritório:

Notas Fiscais dos Fornecedores, Duplicatas dos pagamentos;

Notas fiscais de Despesas com material de escritório, manutenção de equipamento, aluguel imobilizado, relatório de viagens, reformas, água, luz telefone, internet, em fim, todos os documentos financeiros;

Recibos de Salário/estagiários devidamente assinados, Recibo de Aquisição do Vale Transporte, Nota Fiscal do pagamento das Refeições, quando houver;

Pagamento de impostos FGTS, INSS, DARF-Simples, ISS, Sindicato entre outros:

Extratos Bancário, empréstimos e ou financiamentos em nome da empresa;

Notas fiscais emitidas (estas devem ser entregues no início do mês até o 2 dia útil);

Despesas com viagem devem vir acompanhadas de um relatório de despesas de viagem.

Se houver vendas a prazo, enviar Borderô de pagamento (relação de pagamentos) dos clientes e ou pagamentos efetuados em carteira.

Orientações úteis:

Cheques: Os cheques emitidos devem vir acompanhados de cópia de cheque, ou documentos similar, e do comprovante de pagamento, recibo, fatura ou nota fiscal.

Controle dos Cheques emitidos: Peço que me envie o movimento Bancário em ordem seqüência de cheques emitidos (com as despesas) e identificando se houve cheques cancelados.

As Despesas e ou Materiais Consumo adquiridos a prazo: Devem ser enviadas ao escritório a 1ª Via da NF para que seja efetuada a provisão, mesmo que o pagamento seja em várias parcelas – e se esta informação não estiver impresso na nf informe a forma e datas de pagamentos:

Bloqueto Bancário/Compras a prazo: Devem vir acompanhados de uma segunda via da nf paga ou contenha anotação da referencia de qual nf, ou nf’s, esta sendo quitada/paga, explo : 1/3 , 2/3... ref. nf 1545 de 10.04.2003.

A aquisição de Bens para o Ativo Imobilizado (Equipamentos de

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