Trabalhos

DIVISÃO DE TAREFAS – ORGANIZAÇÃO DE EVENTO TÉCNICO-CIENTÍFICO

COORDENAÇÃO GERAL

Elaborar de forma coletiva e participativa o projeto geral do evento
Formar as comissões e dividir de responsabilidades
Compartilhar a lista com o celular/e-mail de todos os envolvidos no evento
Criar um grupo fechado em rede social para compartilhar dados da evolução do evento
Agendar e realizar reuniões semanais
Organizar a pauta e a ata das reuniões de organização
Gerir o tempo e a qualidade do projeto
Fazer análise SWOT do evento
Elaborar o relatório final com a contribuição de todas as comissões

CERIMONIAL E RECEPÇÃO

A. PROGRAMAÇÃO

Definir a programação técnica
Enviar os convites aos palestrantes, junto com o briefing do evento
Confirmar a presença dos palestrantes
Solicitar currículo resumido e foto para divulgação
Checar se o palestrante irá utilizar data show, se pretende usar o próprio notebook ou o notebook do evento. Caso opte por usar o do evento, indicar que o arquivo seja em .pdf ou em formato que não perca a configuração original do arquivo.
Solicitar informações sobre o veículo (placa, modelo e cor) para permitir a entrada no estacionamento da instituição
Providenciar os brindes dos palestrantes
Providenciar os certificados dos palestrantes

Definir a programação artística compatível com os recursos físicos disponíveis (espaço, acústica, equipamentos)
Enviar os convites aos grupos/artistas
Confirmar a presença
Solicitar currículo resumido e foto para divulgação
Solicitar informações sobre o veículo (placa, modelo e cor) para permitir a entrada no estacionamento da instituição

Definir um plano B para a programação

Disponibilizar e garantir o funcionamento dos equipamentos do auditório (notebook, apontador a laser, microfones)

Levantar todos os custos envolvidos

Manter o numero do celular dos palestrantes (e de suas secretárias) em mãos durante o evento, para uso em caso de atrasos ou imprevistos.

Garantir