Trabalho

2.2) Aceleração dos processos ou tarefas administrativas

A melhor forma de fazer com que tudo seja rápido e eficaz é automatizar o máximo possível todos os processos administrativos. Temos a possibilidade de contar com diversos Softwares de administração (alguns poucos gratuitos e não muito satisfatórios, outros de pagamento que nem sempre respondem 100% a nossas necessidades), desenhados especialmente para automatizar estes processos ou do contrário, se estiver ao nosso alcance, programarmos um à medida de nossos requerimentos.

Entre os processos de automatização de tarefas administrativas podemos encontrar os seguintes:

A) Modelo de documentos

Ter sempre pronto modelos de documentos que serão utilizados periodicamente, será fundamental. Ademais, nos permitirá ter uma maior presença ante nossos clientes, já que este, poderá perceber de forma imediata "o organizados que somos".

Entre os modelos que nunca podem faltar, destacam-se:

Orçamentos

Folhas com cabeçalho

Avisos de vencimento

Anúncios e boletins de novidades,

entre outros...

B) Respostas a perguntas freqüentes

Criar uma lista de perguntas que costumam fazer nossos clientes, ou solicitudes de suporte técnico e redigir as respostas de antemão, aliviarão em grande medida a tarefa de atenção ao consumidor/cliente.

Como elaborá-las? Se tivermos criado os registros de consultas e reclamações (como foi explicado no ponto 2.1, itens "D" e "E") poderemos extrai-las de aí. Mas se ainda não contarmos com esses registros, um passo inicial e provisório, será colocarmos do lado do cliente e investigar as inquietudes que possa surgir a este.

É necessário esclarecer que quanto mais informações oferecermos a nossos clientes de forma antecipada e acessível, menor será a quantidade de consultas que estes irão realizar.

C) Lista de preços

Muitos pensarão que as listas de preços não são necessárias para a prestação de serviços. Não? Entretanto, quanto