Segredos para exito de uma reunião

COMO TIRAR O MÁXIMO PROVEITO DE UMA REUNIÃO

SEGREDOS PARA O ÊXITO DE UMA REUNIÃO

Conceitos-chave:
1°. Trate cada reunião como parte de um fluxo contínuo de operações e comunicações empresariais; não como um evento isolado. O sucesso de uma reunião é determinado não apenas pela eficiência de seu planejamento e preparação, mas também pelas expectativas de seus participantes. Em um encontro, deve ser desenvolvido um certo tipo de "cultura de reunião", que cria nos participantes expectativas positivas, onde as reuniões se transformam numa parte importante do "como nós operamos", "como nós coordenamos" e "como nós conseguimos dar conta do recado", em vez de serem encaradas como "interrupções" ou "perda de tempo";

2°. Reconheça que as reuniões envolvem pessoas interagindo em grupo, e que, em tal circunstância, elas se comportam de maneira bem diferente do que numa relação pessoa a pessoa. Uns se mostram mais abertos e entusiasmados em grupo; outros ficam mais reservados do que habitualmente;

3°. Comece as reuniões pontualmente e termine na hora estipulada. Em geral, cada minuto de atraso ou prolongamento de uma reunião contribui para torná-la menos eficiente.

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COMO TIRAR O MÁXIMO PROVEITO DE UMA REUNIÃO

PLANEJAMENTO DE UMA REUNIÃO BEM-SUCEDIDA

PRIMEIRO PASSO: Objetívo Estabeleça o objetivo da reunião, decidindo exatamente o que quer conseguir com ela e por que está convocando. Razões que justificam a convocação de uma reunião:

1- Tomar uma decisão - dar a todos os envolvidos a oportunidade de participar da decisão a ser tomada, procurando o apoio e o comprometimento para a implementação;
2- Analisar e solucionar um problema - o que está em foco é a contribuição individual de pessoas, com pontos de vista diversos e acesso a diferentes fatos relacionados com o problema. Não é simplesmente obter consenso quanto à solução de um determinado problema, mas conseguir o benefício proporcionado por ideias compartilhadas; 3- Resolver um conflito -