Secretariado

Palestra: Documentação e arquivo
3 horas
Tratamento didático: Apresentação verbal das principais formas de arquivo.
Durante a apresentação utilizarei de fotos para exemplificar a fala.

Documentação:
Toda a informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, forma de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.
Todo documento é uma forma de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, o disco...

Natureza:
Comercial – quando organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais .
Científica – quando o objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.
Oficial: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documento oficiais como por exemplo:Leis, Leis complementares, decretos, tratados, convênios, convenções , portarias, resolução e demais atos normativos próprios da administração, federal, estadual ou municipal.

Normatização: procura racionalizar a produção organização e difusão das informações que se encontram nos vários documento. Dessa maneira estabelece condições para o bom andamento da pesquisa, elaboração de projetos, preparação de relatórios, realização de serviços, obras etc.

Fases do processo de documentação

A documentação é basicamente dinâmica. Nos dias de hoje, perdeu seu caráter estático de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao estudo, à pesquisa, ao planejamento e à tomada de decisões.

As três fases principais do processo de documentação são:
Recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para recolher o que é útil, imparcialidade na