SECRETARIADO - ATA

Redação de atas
Atas de reunião de condomínio, da CIPA, do clube ou da empresa: quem escapa delas? Aprenda a redigir as suas e aproveite a oportunidade de secretariar para começar a participar de forma mais ativa e visível nas reuniões.
Oferecer-se para secretariar as reuniões das quais participa pode ser uma boa forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as equipes diretivas, e sem dúvida é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade.

Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário/secretária designado/a, precisa exercitar a sua voz ativa. Dessa forma, ele/ela deve assumir a responsabilidade de: Registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo deliberação a respeito delas. Além desses, há muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião.
Secretariando com efetividade
Saber fazer uma boa ata é essencial para a credibilidade do profissional. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.
O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e clara as deliberações, resoluções e demais ocorrências.
Após ser assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.
Para evitar modificação posterior, o seu formato não utiliza parágrafos ou outros espaçamentos, ocupando virtualmente todo o espaço