Roteiro de actividades de um evento

ORGANIZAÇÃO, MONTAGEM E LOGÍSTICA DE EVENTOS

ROTEIRO DE ACTIVIDADES PARA A REALIZAÇÃO DE UM EVENTO

• Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de final de ano, encontro de associados, reunião de direcção ou representante, congresso, viagem, curso, seminário, entre outros)
• Analisar a viabilidade do evento
• Dimensionar o evento
• Estimar o número de participantes
• Analisar os possíveis locais
• Definir temas/conteúdo programático do evento
• Definir duração e data do evento
• Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projectores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.)
• Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, cozinheiros, condutores, empregados de mesa, etc.)
• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estacionamento com motorista, etc.)
• Estimar custos e verificar disponibilidade de verba
• Procurar patrocínios e apoios
• Definir o cronograma de actividades
• Preparar correspondências diversas e específicas
• Estabelecer e verificar contactos para actualizar endereços e incentivar a participação • Definir a divulgação visualpublicidade (banners, faixas, placas, painéis, etc.)
• Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.) • Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.)
• Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, inscrição e listagem dos jornalistas)
• Entregar ofícios (directores, autoridades, orgãos públicos)
• Definir programação social (hotéis, espectáculos/diversão, recepções)
• Contratar atracções artísticas
• Contratar empresas de audiovisual e fotografia (registo do evento)
• Preparar o cerimonial do evento
• Preparar