reunião

Antes da reunião

Fazer um plano, estabelecer uma agenda
• Qual é o objectivo da reunião?
• Qual é o resultado esperado da reunião?
• Quem precisa de estar presente?
• Duração da reunião?
• Qual a ordem de trabalhos?
• Como preparar a informação para as pessoas que não precisam de estar presentes?

Data e reserva da sala
Em função do número de participantes, é necessário encontrar uma sala de reunião livre à data em que os participantes estão disponíveis. Os períodos de férias escolares devem ser evitados na medida do possível.
A data da reunião deve ser prevista com a antecedência necessária para permitir o envio dos convites e das convocações aos participantes.
A sala deverá ser escolhida nomeadamente em função dos seguintes constrangimentos:
• Capacidade da sala (em termos de lugares sentados);
• Dimensões e forma da sala (de acordo com o tipo de apresentação ou de animação);
• Necessidade de um acesso à Internet;
• Presença de computadores e de meios audiovisuais (vídeo projector).

Prevenir os participantes e Divulgar o plano da reunião
Convocação (um convite aos participantes que não são da empresa ou da organização)
• Hora da reunião;
• Local (Eventualmente transmitir um plano de acesso que recapitula as principais infraestruturas (metro, paragens de autocarro, estação) perto do lugar da reunião);
• Objectivos e assuntos a serem discutidos;
• Resultados esperados;
• Preparação necessária por parte de cada um dos participantes.

Durante a reunião

Utilizar uma agenda
• A agenda será uma linha de orientação

Ter o material certo à mão:
• Colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com a ordem de trabalhos e papel onde poderão tirar notas.
• Quadro e canetas ?
• Projector?

Garrafas de água e copos

Evitar a dispersão: Esteja atento à discussão e volte aos pontos essenciais sempre que nota que há dispersão entre os participantes. O importante é procurar os pontos de consenso,