Reunião de Trabalho

Introdução

As reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa. Elas ajudam a tornar o trabalho mais produtivo e o ambiente, mais pessoal. Sem elas, a comunicação entre as pessoas acabaria sendo reduzida a trocas de emails ou telefonemas.

O que é?

Reunião de trabalho é o encontro de duas ou mais pessoas com o propósito de discutir algum tempo ou realizar alguma atividade.
Atualmente, considera-se que as reuniões devem ser menos frequentes e mais curtas, sendo mais produtivas.
Para que as reuniões sejam realmente produtivas deve haver planejamento, ação e acompanhamento. O Planejamento é a fase que antecede a reunião e envolve a convocação, elaboração, infraestrutura e logística. A Ação é a fase mais importante, pois é o momento da interação entre os participantes através de uma condução adequada. O Acompanhamento é a finalização e pós-reunião, orienta os participantes na aplicação das ações definidas durante a reunião.
A Reunião precisa ser planejada, existir um objetivo claro e uma pauta de assuntos para alcançar este objetivo, um condutor nomeado para liderar a reunião, uma previsão de duração adequada para todos os itens e os participantes tem de fato alguma contribuição a dar.
A preparação evita desperdício de tempo. Se for necessário algum trabalho prévio, inclua uma observação no ato da convocação e detalhe o que precisa ser feito. Envie as informações com antecedência para que a reunião seja um resumo dos itens mais importantes, com espaço apenas para tirar dúvidas e discutir a aplicação. Peça que todos enviem por email os problemas que precisam ser resolvidos, dúvidas, melhores práticas, etc. Assim o condutor pode filtrar o que será discutido em grupo e o que será abordado individualmente. E os participantes devem resolver o máximo de pendências previamente (lista de requisitos, sugestão de cronograma, índice de dificuldades na execução das tarefas, etc.).

Como participar?

Se as pessoas são convidadas para uma reunião, elas